Voordat een nieuwe medewerker start, moet je zorgen dat de laptop of werkplek klaar is, de juiste accounts zijn aangemaakt en de toegangsrechten zijn ingesteld. Wie op dag één aankomt en merkt dat de laptop niet klaar is voor de eerste werkdag, verliest direct productiviteit en vertrouwen. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over ICT-onboarding in het MKB, zodat jij niets over het hoofd ziet.
Welke ICT-voorzieningen moet een nieuwe medewerker op dag één hebben?
Op dag één heeft een nieuwe medewerker minimaal een werkende laptop of desktop, toegang tot e-mail, de benodigde bedrijfssoftware en een stabiele internetverbinding nodig. Zonder deze basisvoorzieningen kan iemand zijn werk niet uitvoeren en begint de eerste werkdag met frustratie in plaats van met een goede indruk.
Naast het apparaat zelf zijn er een aantal concrete zaken die klaar moeten staan:
- Een persoonlijk e-mailadres en inloggegevens
- Toegang tot de relevante bedrijfsapplicaties en tools
- Verbinding met het bedrijfsnetwerk of de cloudomgeving
- Een werkende telefoon of softphone als communicatie onderdeel is van de functie
- Eventueel een headset, muis of andere randapparatuur die bij de functie hoort
Het klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gaat het hier regelmatig mis. Zeker in kleinere organisaties zonder dedicated ICT-afdeling wordt de voorbereiding van een nieuwe werkplek nog weleens uitgesteld tot de dag zelf, met alle gevolgen van dien.
Hoe lang van tevoren moet je de ICT-afdeling informeren?
Informeer de ICT-afdeling of je ICT-partner minimaal twee weken voor de startdatum van een nieuwe medewerker. Zo is er voldoende tijd om apparatuur te bestellen, accounts aan te maken en alles te configureren zonder dat er op het laatste moment geïmproviseerd hoeft te worden.
Twee weken is een realistisch minimum, maar bij specifieke hardware of complexere instellingen kan het langer duren. Denk bijvoorbeeld aan een laptop met specifieke software, een beveiligde VPN-verbinding of toegang tot systemen met strikte autorisatieprocessen. In dat geval is drie tot vier weken van tevoren informeren verstandiger.
Zorg dat je bij de melding ook direct de volgende informatie meegeeft:
- De naam en functie van de nieuwe medewerker
- De startdatum
- Welke systemen en applicaties toegankelijk moeten zijn
- Of er een fysieke of virtuele werkplek nodig is
- Eventuele bijzondere eisen, zoals thuiswerken of werken op meerdere locaties
Welke accounts en toegangsrechten heeft een nieuwe medewerker nodig?
Een nieuwe medewerker heeft minimaal een account nodig voor e-mail, het bedrijfsnetwerk en de software die bij de functie hoort. Welke aanvullende toegangsrechten nodig zijn, hangt volledig af van de rol en de systemen die de organisatie gebruikt.
Het is verstandig om per functie een standaard toegangsprofiel op te stellen. Zo voorkom je dat iemand te veel of te weinig rechten krijgt. Te veel rechten brengt beveiligingsrisico’s met zich mee; te weinig rechten zorgt voor een medewerker die zijn werk niet goed kan doen.
Veelvoorkomende accounts en rechten die geregeld moeten worden:
- Microsoft 365- of Google Workspace-account
- Toegang tot gedeelde mappen en documenten
- Inlog voor branchespecifieke software of ERP-systemen
- Toegang tot communicatietools zoals Teams of Slack
- Eventueel VPN-toegang voor thuiswerken
Vergeet ook niet om bij uitdiensttreding alle accounts direct in te trekken. Toegangsrechten die blijven bestaan na vertrek van een medewerker zijn een van de meest voorkomende beveiligingslekken in het MKB.
Wat is het verschil tussen een fysieke werkplek en een virtuele werkplek?
Bij een fysieke werkplek werkt een medewerker op een vaste computer of laptop waarop software lokaal is geïnstalleerd. Bij een virtuele werkplek logt de medewerker in op een omgeving in de cloud en is alles centraal beschikbaar, ongeacht het apparaat of de locatie.
Een virtuele werkplek, ook wel Hosted ICT of de virtuele werkplek in de cloud genoemd, biedt een aantal praktische voordelen voor het MKB:
- Een nieuwe medewerker is snel operationeel, want er hoeft geen apparaat geconfigureerd te worden
- Thuiswerken en werken op meerdere locaties is eenvoudig
- Beveiliging en updates worden centraal beheerd
- De omgeving schaalt mee als het bedrijf groeit of krimpt
Voor MKB-organisaties met flexibele werkplekken of medewerkers die regelmatig op afstand werken, is een virtuele werkplek in de cloud vaak de meest praktische en toekomstbestendige keuze. Een fysieke werkplek kan in sommige situaties nog steeds de voorkeur hebben, bijvoorbeeld bij functies met zware grafische software of specifieke hardware-eisen.
Hoe zorg je dat een nieuwe medewerker veilig kan inloggen?
Zorg voor veilig inloggen door minimaal gebruik te maken van sterke wachtwoorden in combinatie met meervoudige verificatie (MFA). Daarmee verklein je het risico dat een account wordt overgenomen, zelfs als inloggegevens onverhoopt uitlekken.
MFA is tegenwoordig een basisvereiste, geen luxe. Naast MFA zijn er nog meer maatregelen die bijdragen aan een veilige start:
- Gebruik een wachtwoordmanager zodat medewerkers sterke, unieke wachtwoorden kunnen aanmaken en bewaren
- Stel een wachtwoordbeleid in dat regelmatige vernieuwing vereist
- Beperk toegang tot systemen op basis van de functie (het principe van minimale rechten)
- Zorg dat apparaten versleuteld zijn, zodat data niet toegankelijk is bij verlies of diefstal
- Geef de nieuwe medewerker een korte introductie in de beveiligingsregels van de organisatie
Beveiliging begint bij bewustzijn. Een medewerker die weet waarom bepaalde regels gelden, houdt zich er ook beter aan.
Wie is verantwoordelijk voor de ICT-onboarding in een MKB-bedrijf?
In een MKB-bedrijf is de verantwoordelijkheid voor ICT-onboarding vaak niet duidelijk belegd, wat de grootste valkuil is. Idealiter is er één aanspreekpunt, of dat nu een interne ICT-beheerder is, een collega die de coördinatie op zich neemt of een externe ICT-partner die dit structureel regelt.
In grotere organisaties heeft HR de regie over het onboardingproces en geeft zij tijdig een seintje aan de ICT-afdeling. In veel MKB-bedrijven ontbreekt deze structuur, waardoor de voorbereiding ad hoc verloopt en de laptop niet klaar is voor de eerste werkdag van de nieuwe collega.
Een goede oplossing is het vastleggen van een onboardingchecklist die automatisch in gang wordt gezet zodra een nieuwe medewerker wordt aangenomen. Daarin staat wie wat regelt, wanneer en met welke informatie. Zo valt er niets tussen wal en schip.
Voor organisaties zonder eigen ICT-manager biedt uitbesteding uitkomst. Een externe ICT-partner kan de volledige onboarding uit handen nemen, van het aanmaken van accounts tot het configureren van de werkplek en het instellen van beveiligingsmaatregelen.
Hoe wij helpen met ICT-onboarding voor nieuwe medewerkers
Bij Nieuwenborg weten we hoe frustrerend het is als een nieuwe medewerker op dag één staat te wachten op een werkende laptop of toegang tot de systemen. Wij nemen de volledige ICT-onboarding uit handen, zodat jij je kunt richten op een goede ontvangst in plaats van technische problemen op te lossen.
Wat wij voor je regelen:
- Tijdige levering en configuratie van laptops, desktops of virtuele werkplekken
- Aanmaken van accounts en instellen van de juiste toegangsrechten per functie
- Activeren van meervoudige verificatie en andere beveiligingsmaatregelen
- Ondersteuning bij de keuze tussen een fysieke of virtuele werkplek
- Een vaste contactpersoon die in begrijpelijke taal communiceert, zonder technisch jargon
Of je nu één nieuwe medewerker verwelkomt of een heel team laat instromen, wij zorgen dat alles klaarstaat. Onze ISO 27001-gecertificeerde aanpak garandeert bovendien dat de beveiliging vanaf dag één op orde is. Neem contact op en we bespreken samen hoe we jouw onboarding soepel laten verlopen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een nieuwe medewerker op dag één ontdekt dat zijn ICT niet klaar is?
Neem direct contact op met de verantwoordelijke ICT-beheerder of externe ICT-partner en geef prioriteit aan de meest essentiële toegang: e-mail en de primaire werkomgeving. Als tijdelijke oplossing kan een bestaand gastaccount of een tijdelijke licentie uitkomst bieden. Gebruik dit moment ook als aanleiding om een vaste onboardingchecklist in te voeren, zodat dit in de toekomst niet meer voorkomt.
Hoe stel ik een onboardingchecklist op voor ICT?
Begin met het inventariseren van alle systemen, applicaties en apparaten die binnen jouw organisatie gebruikt worden en koppel deze aan de verschillende functies. Maak vervolgens per functie een standaardprofiel met de benodigde accounts, toegangsrechten en hardware. Zorg dat de checklist een duidelijke tijdlijn bevat, bijvoorbeeld: vier weken voor startdatum hardware bestellen, twee weken voor startdatum accounts aanmaken, één week voor startdatum alles testen.
Is het veilig om een nieuwe medewerker direct volledige toegang te geven tot alle bedrijfssystemen?
Nee, dit is een veelgemaakte fout die onnodige beveiligingsrisico’s met zich meebrengt. Het principe van minimale rechten houdt in dat een medewerker alleen toegang krijgt tot de systemen die hij of zij daadwerkelijk nodig heeft voor de functie. Dit beperkt de schade bij een eventueel beveiligingsincident en maakt het beheer van toegangsrechten overzichtelijker. Breid de rechten pas uit wanneer de functie of verantwoordelijkheden dat vereisen.
Wat moet ik regelen als een medewerker zowel op kantoor als thuis werkt?
Voor hybride werkers zijn een aantal extra voorzieningen belangrijk: VPN-toegang voor een veilige verbinding met het bedrijfsnetwerk, een thuiswerkplek die voldoet aan de beveiligingseisen (zoals een versleuteld apparaat en een beveiligd wifi-netwerk), en bij voorkeur een cloudgebaseerde werkomgeving zodat bestanden en applicaties altijd en overal beschikbaar zijn. Vergeet ook niet om afspraken vast te leggen over het gebruik van privéapparaten voor werkdoeleinden, ook wel BYOD-beleid (Bring Your Own Device) genoemd.
Hoe zorg ik dat alle ICT-toegang direct wordt ingetrokken als een medewerker uit dienst gaat?
Stel een offboardingprocedure op die gespiegeld is aan de onboardingchecklist: voor elk account dat bij indiensttreding wordt aangemaakt, staat een stap voor het intrekken ervan bij uitdiensttreding. Koppel dit proces aan HR, zodat de ICT-partner of beheerder automatisch een melding krijgt zodra een medewerker vertrekt. Controleer na uitdiensttreding ook actief of alle toegangsrechten daadwerkelijk zijn ingetrokken, inclusief toegang tot cloudopslag, e-mail en externe systemen.
Wat zijn de kosten van ICT-onboarding uitbesteden aan een externe partij?
De kosten hangen af van de omvang van de onboarding, de benodigde hardware en de complexiteit van de systemen. Veel ICT-partners, waaronder Nieuwenborg, werken met vaste maandelijkse tarieven per medewerker als onderdeel van een beheercontract, waardoor onboarding is inbegrepen zonder verrassingen achteraf. Vergeleken met de productiviteitsverlies en beveiligingsrisico’s van een slecht voorbereide onboarding wegen de kosten van uitbesteding voor de meeste MKB-bedrijven ruimschoots op tegen de investering.
Hoe lang duurt het gemiddeld om een volledige ICT-onboarding te voltooien?
Bij een goede voorbereiding duurt de technische kant van een ICT-onboarding doorgaans één tot drie werkdagen, afhankelijk van de complexiteit van de functie en de benodigde systemen. De doorlooptijd voor het bestellen en configureren van hardware kan echter oplopen tot twee à drie weken, vandaar het advies om minimaal twee weken van tevoren te beginnen. Met een virtuele werkplek in de cloud is de technische inrichting vaak sneller afgerond, omdat er geen fysiek apparaat geconfigureerd hoeft te worden.
Benieuwd wat Nieuwenborg voor jouw bedrijf kan betekenen?
Overweeg je om je ICT (gedeeltelijk) uit te besteden? Of wil je weten wat de kosten zijn van werken in de cloud?