Internetproblemen bij een bedrijfsverhuizing voorkom je door ruim van tevoren te plannen: meld de verhuizing minimaal acht weken voor de verhuisdatum aan bij je internetprovider, controleer of de nieuwe locatie beschikt over de juiste aansluitingen, en zorg voor een tijdelijke verbinding als overbrugging. Een verhuizing zonder goede ICT-voorbereiding kost al snel meer dan je denkt, zowel in tijd als in omzet. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over kantoorverhuizing en wifi-problemen, zodat jij goed voorbereid de deuren van je nieuwe locatie opent.
Wat moet je regelen voor internet vóór de verhuisdatum?
Vóór de verhuisdatum moet je minimaal acht weken van tevoren contact opnemen met je internetprovider, de technische mogelijkheden van de nieuwe locatie laten controleren, en afspraken maken over de installatiedatum van de nieuwe verbinding. Hoe eerder je dit regelt, hoe kleiner de kans op een vervelende onderbreking op de eerste werkdag.
Begin met een inventarisatie van wat je op de nieuwe locatie nodig hebt. Denk aan het type internetverbinding (glasvezel, koper of 4G/5G als back-up), de benodigde bandbreedte op basis van het aantal medewerkers en de toepassingen die jullie gebruiken, en de locatie van de serverruimte of netwerkkast. Controleer ook of de nieuwe locatie al beschikt over een actieve aansluiting of dat er een nieuwe moet worden aangelegd, want dat laatste kan weken duren.
Zet de volgende acties op je checklist:
- Meld de verhuizing aan bij je huidige provider en vraag naar de opzegregels
- Vraag offertes op bij providers die actief zijn op de nieuwe locatie
- Laat een bouwkundige of ICT-specialist de bekabeling in het nieuwe pand beoordelen
- Plan de installatiedatum van de nieuwe verbinding vóór de officiële verhuisdatum
- Zorg voor een tijdelijke internetoplossing voor het geval er vertraging optreedt
Waarom valt internet vaak uit tijdens een bedrijfsverhuizing?
Internet valt tijdens een bedrijfsverhuizing vaak uit omdat providers lange levertijden hebben voor nieuwe aansluitingen, bestaande contracten niet op tijd worden opgezegd of overgezet, en netwerkapparatuur verkeerd wordt aangesloten of geconfigureerd in het nieuwe pand. Dit zijn vermijdbare problemen als je er vroeg genoeg bij bent.
Een veelgemaakte fout is ervan uitgaan dat de internetverbinding van de vorige huurder gewoon overgenomen kan worden. In de praktijk moet er bijna altijd een nieuwe aansluiting worden aangevraagd, en dat proces duurt bij sommige providers vier tot acht weken. Daarbij komt dat netwerkkabels in het nieuwe pand niet altijd op de juiste plekken zitten, of dat de bestaande bekabeling verouderd is en niet geschikt voor de gewenste snelheid.
Ook de netwerkinfrastructuur zelf speelt een rol. Routers, switches en access points moeten opnieuw worden ingesteld op de nieuwe omgeving. Als dat niet goed gebeurt, werkt de wifi wel, maar zijn er toch verbindingsproblemen, trage verbindingen of beveiligingslekken. Kantoorverhuizing en wifi-problemen gaan helaas vaak hand in hand als de technische voorbereiding tekortschiet.
Hoe zorg je voor een tijdelijke internetverbinding tijdens de verhuizing?
Voor een tijdelijke internetverbinding tijdens de verhuizing gebruik je het beste een 4G- of 5G-router met een zakelijk simabonnement, of een mobiele hotspot. Dit geeft je team toegang tot internet zolang de vaste verbinding nog niet actief is op de nieuwe locatie.
Een zakelijke 4G/5G-router is de meest betrouwbare tijdelijke oplossing. Anders dan een gewone telefoon als hotspot gebruiken, biedt een dedicated router meer stabiliteit, een hoger dataplafond en de mogelijkheid om meerdere gebruikers tegelijk te ondersteunen. Vraag bij je provider naar een tijdelijk zakelijk abonnement, want die zijn vaak flexibel opzegbaar.
Overweeg ook of een cloud-gebaseerde werkplek een deel van de overgangsperiode kan opvangen. Als medewerkers toch al via de cloud werken, zijn ze minder afhankelijk van een vaste verbinding op één locatie en kunnen ze gewoon doorwerken via hun telefoon of een tijdelijke verbinding.
Wat zijn de risico’s van een slecht voorbereide ICT-verhuizing?
De risico’s van een slecht voorbereide ICT-verhuizing zijn aanzienlijk: omzetverlies door downtime, onbereikbaarheid voor klanten, dataverlies bij verkeerde aansluiting van servers, en beveiligingsproblemen door onjuist geconfigureerde netwerken. Elk uur zonder werkend internet kost een bedrijf direct geld en indirect vertrouwen.
Downtime is het meest directe risico. Als medewerkers niet kunnen werken, lopen projecten vertraging op en kunnen klanten niet worden geholpen. Maar er zijn ook minder zichtbare risico’s. Een netwerk dat in allerijl is opgezet, mist vaak de juiste beveiligingsinstellingen. Denk aan een open wifi-netwerk, een router met standaardwachtwoorden of een firewall die niet correct is geconfigureerd.
Dataverlies is een ander serieus risico. Als servers fysiek worden verplaatst zonder de juiste voorzorgsmaatregelen, kunnen harde schijven beschadigen. En als er geen recente back-up is gemaakt vóór de verhuizing, is dat verlies onherstelbaar. Wil je weten wat een ICT-storing een bedrijf gemiddeld kost? Bekijk dan wat ICT uitbesteden kost in vergelijking met de kosten van zelf alles regelen.
Welke ICT-componenten moeten opnieuw worden geconfigureerd na een verhuizing?
Na een bedrijfsverhuizing moeten de router, firewall, switches, wifi-accesspoints, printers en eventuele lokale servers opnieuw worden geconfigureerd. Daarnaast moeten IP-adressen worden bijgewerkt en moeten beveiligingsinstellingen opnieuw worden gecontroleerd en ingesteld voor de nieuwe netwerkomgeving.
Elk apparaat dat verbinding maakt met het netwerk heeft na een verhuizing aandacht nodig. De router krijgt een nieuw IP-adres van de provider, wat betekent dat alle instellingen die daarvan afhankelijk zijn opnieuw moeten worden geconfigureerd. De firewall moet worden aangepast aan de nieuwe netwerkstructuur. Wifi-accesspoints moeten worden geplaatst op strategische locaties in het nieuwe pand en ingesteld voor optimale dekking.
Vergeet ook de zakelijke telefonie niet. VoIP-systemen zijn afhankelijk van een stabiele internetverbinding en de juiste netwerkinstellingen. Als die niet kloppen, zijn de telefoonlijnen na de verhuizing niet bereikbaar, wat direct impact heeft op de klantcommunicatie. Printers en multifunctionals moeten opnieuw worden aangemeld op het netwerk, en lokale servers moeten worden gecontroleerd op juiste verbindingen en instellingen.
Wanneer schakel je een ICT-partner in bij een bedrijfsverhuizing?
Schakel een ICT-partner in zodra de verhuizing definitief is gepland, bij voorkeur acht tot twaalf weken voor de verhuisdatum. Hoe eerder een specialist betrokken is, hoe meer tijd er is om de nieuwe locatie te beoordelen, de juiste verbindingen aan te vragen en alles op de verhuisdag goed te laten werken.
Een ICT-partner denkt mee over zaken waar je zelf misschien niet aan denkt: de bekabeling in het nieuwe pand, de locatie van de serverruimte, de wifi-dekking in elke ruimte, en de beveiliging van het nieuwe netwerk. Dat is geen luxe, maar een investering die downtime en herstelkosten voorkomt.
Voor kleinere bedrijven zonder eigen ICT-afdeling is vroeg schakelen extra belangrijk. Zij hebben geen interne specialist die de regie kan voeren, waardoor een externe partner die rol volledig overneemt. Dat geeft rust en zekerheid op een toch al drukke verhuisdag.
Hoe wij helpen bij een ICT-proof bedrijfsverhuizing
Bij Nieuwenborg begeleiden we MKB-bedrijven in de regio Eindhoven van begin tot eind bij een ICT-verhuizing. We spreken geen technisch jargon, maar gewone mensentaal, en we zorgen dat alles werkt op de eerste dag in het nieuwe pand. Dit is wat we voor je regelen:
- Locatiecheck vooraf: we beoordelen de technische staat van het nieuwe pand en de beschikbare aansluitingen
- Coördinatie met providers: we regelen de aanvraag en planning van de nieuwe internetverbinding
- Tijdelijke verbinding: we zorgen voor een overbruggingsoplossing zodat je team niet stilstaat
- Configuratie van alle apparatuur: van router en firewall tot wifi, VoIP en printers
- Back-up en beveiliging: we zorgen dat data veilig is voor, tijdens en na de verhuizing
- ICT-Manager as a Service: voor bedrijven zonder eigen ICT-verantwoordelijke nemen we de volledige regie over
We zijn ISO 27001-gecertificeerd en 24/7 bereikbaar, zodat je altijd op ons kunt rekenen, ook als er op de verhuisdag iets onverwachts gebeurt. Neem contact op en we denken graag vrijblijvend met je mee over een soepele ICT-verhuizing.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een nieuwe internetverbinding actief is op een nieuwe bedrijfslocatie?
De levertijd voor een nieuwe zakelijke internetverbinding varieert sterk per type aansluiting en provider: voor een glasvezelverbinding moet je rekenen op vier tot acht weken, terwijl een koperverbinding soms iets sneller geregeld is. Als er nog geen actieve aansluiting in het pand aanwezig is, kan de levertijd oplopen tot twaalf weken vanwege benodigde graafwerkzaamheden of bouwkundige aanpassingen. Plan daarom altijd eerder dan je denkt nodig te hebben, en zorg in de tussentijd voor een 4G/5G-overbruggingsoplossing.
Wat is de grootste fout die bedrijven maken bij een ICT-verhuizing?
De grootste fout is te laat beginnen met de voorbereiding, vaak omdat de verhuizing zelf zoveel aandacht vraagt dat de ICT naar de achtergrond verdwijnt. Bedrijven onderschatten hoe lang het duurt om een nieuwe aansluiting aan te vragen, apparatuur te herconfigureren en eventuele bekabelingsproblemen in het nieuwe pand op te lossen. Een tweede veelgemaakte fout is aannemen dat de bestaande internetverbinding van de vorige huurder zomaar overgenomen kan worden, wat in de praktijk bijna nooit het geval is.
Moet ik mijn bestaande internetcontract opzeggen als ik verhuis, of kan ik het meenemen naar de nieuwe locatie?
Dit hangt af van je provider en het type contract, maar in de meeste gevallen kun je een zakelijk internetcontract niet zomaar ‘meenemen’ naar een nieuw adres. Technisch gezien is een internetaansluiting gekoppeld aan een specifiek adres, wat betekent dat er op de nieuwe locatie een nieuwe aanvraag nodig is. Controleer je huidige contract op de opzegtermijn en eventuele verhuisregelingen, want sommige providers bieden een verhuisservice aan waarbij ze de overstap voor je coördineren, wat tijd en dubbele kosten kan besparen.
Hoe weet ik of de wifi-dekking in het nieuwe pand voldoende is voor al mijn medewerkers?
Een goede manier om dit te beoordelen is een wifi-meting of ‘site survey’ te laten uitvoeren in het nieuwe pand voordat je verhuist. Hierbij wordt de indeling van het gebouw, de gebruikte bouwmaterialen en het verwachte aantal gebruikers per ruimte in kaart gebracht om te bepalen hoeveel access points nodig zijn en waar ze het beste geplaatst kunnen worden. Zonder zo’n meting loop je het risico op dode hoeken, trage verbindingen op drukke plekken of onnodig hoge kosten door te veel of verkeerd geplaatste apparatuur.
Wat moet ik doen met mijn back-ups vóór de fysieke verhuizing van servers en apparatuur?
Maak minimaal één volledige, gecontroleerde back-up van alle bedrijfsdata vlak vóór de verhuizing en sla deze op een externe locatie of in de cloud op, zodat de back-up niet fysiek mee verhuist in dezelfde vrachtwagen als de servers. Controleer na het maken van de back-up ook of de data daadwerkelijk herstelbaar is, want een back-up die niet werkt is waardeloos op het moment dat je hem nodig hebt. Servers en harde schijven zijn gevoelig voor trillingen en schokken tijdens transport, dus een recente back-up is je vangnet als er toch iets misgaat.
Kunnen medewerkers al werken op de verhuisdag zelf, of moeten ze rekening houden met een dag downtime?
Met de juiste voorbereiding is het zeker mogelijk dat medewerkers op de verhuisdag zelf kunnen doorwerken, maar dit vraagt om een strakke planning en een tijdelijke internetoplossing als overbrugging. Ideaal is het om de ICT-installatie in het nieuwe pand al een dag eerder te voltooien, zodat de verhuisdag zelf alleen nog om de fysieke inrichting gaat. Bedrijven die veel via de cloud werken, hebben hierbij een voordeel: zij kunnen via een 4G/5G-verbinding of vanuit huis gewoon doorwerken terwijl de vaste verbinding op de nieuwe locatie wordt geactiveerd.
Is het slim om tijdens een bedrijfsverhuizing ook meteen over te stappen op een nieuwe provider of nieuw abonnement?
Een verhuizing is inderdaad een goed moment om je huidige internetabonnement kritisch te bekijken, omdat je toch al een nieuwe aansluiting moet aanvragen op de nieuwe locatie. Vergelijk providers die actief zijn op het nieuwe adres en beoordeel of je huidige bandbreedte nog aansluit bij de groei van je bedrijf en de toepassingen die je gebruikt. Houd er wel rekening mee dat een overstap naar een nieuwe provider extra coördinatie vraagt en mogelijk de levertijd beïnvloedt, dus weeg de voordelen af tegen de extra complexiteit op een toch al drukke verhuisperiode.
Benieuwd wat Nieuwenborg voor jouw bedrijf kan betekenen?
Overweeg je om je ICT (gedeeltelijk) uit te besteden? Of wil je weten wat de kosten zijn van werken in de cloud?