Een werkplek volledig klaarzetten duurt gemiddeld tussen de twee uur en een volledige werkdag, afhankelijk van de complexiteit van de omgeving en het aantal applicaties dat geïnstalleerd moet worden. Voor een standaard werkplek met basisapplicaties ben je doorgaans het snelst klaar, terwijl maatwerkconfiguraties, toegangsrechten en migraties van bestaande data meer tijd vragen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen rondom het werkplek klaar maken voor een nieuwe collega.
Wat bepaalt hoe lang het inrichten van een werkplek duurt?
De doorlooptijd voor het inrichten van een werkplek wordt bepaald door drie hoofdfactoren: de complexiteit van de ICT-omgeving, het aantal applicaties dat geïnstalleerd of geconfigureerd moet worden, en de mate waarin het proces gestandaardiseerd is. Een goed voorbereide, gestandaardiseerde omgeving kan een nieuwe werkplek in enkele uren opleveren. Een omgeving zonder vaste procedures vraagt aanzienlijk meer tijd.
Concreet spelen de volgende elementen een rol:
- Type apparatuur: een nieuwe laptop vraagt meer configuratietijd dan een apparaat dat al eerder is ingesteld en opnieuw wordt uitgerold.
- Softwarelicenties: moeten licenties nog worden aangevraagd of zijn ze direct beschikbaar?
- Toegangsrechten: welke systemen, mappen en applicaties mag de nieuwe medewerker gebruiken?
- Bedrijfsspecifieke instellingen: denk aan e-mailhandtekeningen, printerinstellingen en beveiligingsbeleid.
- Datamigratie: als bestanden of instellingen van een vorige werkplek moeten worden overgezet, kost dat extra tijd.
Hoe beter de voorbereiding, hoe korter de doorlooptijd. Organisaties die werken met een vast onboardingproces voor nieuwe medewerkers besparen structureel tijd bij elke nieuwe aanmelding.
Hoeveel tijd kost het installeren van software en accounts?
Het installeren van software en het aanmaken van accounts neemt bij een gemiddelde zakelijke werkplek tussen de één en drie uur in beslag. Dit omvat het installeren van kantoorapplicaties, het instellen van e-mail, het aanmaken van gebruikersaccounts in systemen zoals Microsoft 365, en het configureren van toegangsrechten tot gedeelde mappen of cloudapplicaties.
De tijdsduur verschilt sterk per situatie. Wanneer een organisatie werkt met een geautomatiseerd uitrolsysteem, worden applicaties automatisch geïnstalleerd zodra een apparaat wordt opgestart. Dat scheelt aanzienlijk. Zonder zo’n systeem moet een ICT-medewerker elke applicatie handmatig installeren en instellen, wat meer tijd en aandacht vraagt.
Accounts aanmaken in meerdere systemen tegelijkertijd, zoals een boekhoudpakket, een CRM-systeem en een projectmanagementtool, kan de tijd verder doen oplopen. Zeker als voor elk systeem een aparte beheerder verantwoordelijk is of als er goedkeuringen nodig zijn vanuit het management.
Wat is het verschil tussen een fysieke en een virtuele werkplek qua opzettijd?
Een virtuele werkplek is doorgaans aanzienlijk sneller in te richten dan een fysieke werkplek. Waar een fysieke werkplek vraagt om hardware-installatie, softwareuitrol en lokale configuratie, is een virtuele werkplek beschikbaar zodra een gebruikersaccount is aangemaakt en de juiste rechten zijn toegewezen. In een goed ingerichte cloudomgeving kan dit binnen dertig minuten geregeld zijn.
Bij een fysieke werkplek moet de hardware aanwezig zijn, worden geconfigureerd en worden voorzien van alle benodigde software. Dit vraagt meer handelingen en meer tijd, zeker als apparatuur nog besteld of geleverd moet worden.
Een virtuele werkplek in de cloud biedt ook praktische voordelen buiten de opzettijd: de medewerker kan direct inloggen vanaf elk apparaat, op elke locatie. Dat maakt het bijzonder geschikt voor organisaties met flexibele werkplekken of medewerkers die regelmatig op afstand werken. De schaalbaarheid is een extra voordeel: een extra werkplek toevoegen kost geen extra hardware.
Hoe snel kan een nieuwe medewerker aan de slag na aanmelding?
Als alle voorbereidingen zijn getroffen, kan een nieuwe medewerker op de eerste werkdag direct aan de slag. In de praktijk betekent dit dat de aanvraag voor een nieuwe werkplek minimaal twee tot vijf werkdagen voor de startdatum ingediend moet worden, zodat ICT voldoende tijd heeft om alles klaar te zetten.
Wanneer een organisatie werkt met een gestandaardiseerde omgeving en duidelijke procedures, is zelfs een kortere doorlooptijd mogelijk. Bij een cloudgebaseerde omgeving kan een account soms binnen enkele uren worden aangemaakt, waarna de medewerker direct kan inloggen.
De realiteit in veel MKB-organisaties is echter dat de aanvraag te laat binnenkomt. De nieuwe medewerker start op maandag, maar de ICT-afdeling hoort er vrijdagochtend pas van. Dat leidt tot stress, haastwerk en een minder soepele start. Een goede afspraak met HR over tijdige aanmelding voorkomt dit soort situaties.
Wat kan het klaarzetten van een werkplek vertragen?
De meest voorkomende vertragingen bij het klaarzetten van een werkplek zijn late aanvragen, ontbrekende informatie en leveringsproblemen bij hardware. Elk van deze factoren kan de opzettijd verdubbelen of zelfs verdrievoudigen, terwijl ze met goede afspraken grotendeels te voorkomen zijn.
Veelvoorkomende oorzaken van vertraging:
- Te late aanmelding: de ICT-afdeling krijgt te weinig tijd om alles voor te bereiden.
- Onduidelijkheid over de rol: welke software en toegangsrechten heeft de nieuwe medewerker nodig? Als dit niet op tijd duidelijk is, moet ICT wachten op goedkeuring.
- Leveringstijden van hardware: laptops en andere apparatuur zijn niet altijd direct beschikbaar, zeker niet bij specifieke configuraties.
- Licenties die nog niet beschikbaar zijn: sommige softwarelicenties vragen een aanvraagprocedure die tijd kost.
- Ontbrekende communicatie tussen afdelingen: HR, management en ICT werken niet altijd synchroon, waardoor informatie te laat of onvolledig aankomt.
Een vast onboardingformulier of checklist, waarbij HR de benodigde informatie tijdig aanlevert bij ICT, elimineert de meeste van deze vertragingen.
Wie is verantwoordelijk voor het klaarzetten van een werkplek in het MKB?
In het MKB is de verantwoordelijkheid voor het klaarzetten van een werkplek vaak verdeeld tussen HR, management en ICT. HR meldt de nieuwe medewerker aan, management bepaalt welke systemen en rechten nodig zijn, en ICT voert de technische inrichting uit. Zonder duidelijke afspraken over wie wat doet en wanneer, ontstaan er gaten in het proces.
Veel MKB-organisaties hebben geen eigen ICT-manager die dit proces bewaakt. Dat betekent dat de coördinatie soms bij de directeur of een officemanager ligt, die dit erbij doet naast andere taken. Het gevolg is dat werkplekken te laat klaarstaan of dat er stappen worden overgeslagen, zoals het instellen van beveiligingsbeleid of het aanmaken van back-ups.
Uitbesteden aan een externe ICT-partner biedt hier uitkomst. Een vaste partner kent de omgeving, weet welke stappen gezet moeten worden en kan het proces gestandaardiseerd uitvoeren. Wil je weten wat dat kost om ICT uit te besteden? Dat hangt af van de omvang en de dienstverlening, maar voor veel MKB-bedrijven weegt de tijdsbesparing ruimschoots op tegen de kosten.
Hoe Nieuwenborg helpt bij het klaarzetten van werkplekken
Bij Nieuwenborg nemen we het volledige proces van werkplekinrichting uit handen, van de eerste aanvraag tot het moment dat de nieuwe medewerker kan inloggen. We werken met gestandaardiseerde procedures die aansluiten op jouw organisatie, zodat er geen stappen worden overgeslagen en alles op tijd klaarstaat.
Wat we voor je regelen:
- Aanmaken van gebruikersaccounts in alle relevante systemen
- Installatie en configuratie van software en applicaties
- Instellen van toegangsrechten op basis van de rol van de medewerker
- Levering en configuratie van hardware indien gewenst
- Inrichten van een virtuele werkplek in de cloud voor flexibele of hybride werkers
- Begeleiding bij onboarding, zodat de nieuwe medewerker direct productief kan zijn
Als ICT-Manager as a Service denken we ook proactief mee over hoe jullie onboardingproces beter kan worden ingericht, zodat elke nieuwe collega een vliegende start maakt. Neem contact met ons op en we bespreken samen wat de beste aanpak is voor jouw organisatie.
Veelgestelde vragen
Wat is een handig onboardingformulier en wat moet er precies in staan?
Een goed onboardingformulier bevat minimaal de startdatum van de medewerker, de functieomschrijving, de benodigde applicaties en toegangsrechten, het type apparaat en eventuele specifieke wensen zoals een tweede scherm of headset. Hoe concreter de informatie, hoe sneller ICT aan de slag kan. Veel organisaties koppelen dit formulier aan het HR-systeem, zodat het automatisch wordt ingevuld bij een nieuwe aanstelling.
Kan ik een werkplek ook op afstand laten inrichten zonder dat er iemand langs hoeft te komen?
Ja, dat is zeker mogelijk, zeker bij een cloudgebaseerde of virtuele werkplek. Accounts en toegangsrechten kunnen op afstand worden aangemaakt en geconfigureerd, waarna de medewerker via een eigen apparaat of een opgestuurde laptop direct kan inloggen. Bij een fysieke werkplek waarbij hardware geconfigureerd moet worden, is een bezoek ter plaatse of het opsturen van een vooraf ingesteld apparaat de meest praktische oplossing.
Wat als een nieuwe medewerker al op de eerste dag toegang nodig heeft tot gevoelige systemen?
In dat geval is het extra belangrijk om de aanvraag ruim op tijd in te dienen en duidelijk aan te geven welke systemen en rechten nodig zijn. Toegang tot gevoelige systemen vereist vaak extra stappen, zoals goedkeuring van een manager, het instellen van meervoudige verificatie (MFA) en het vastleggen van de rechten in een autorisatiematrix. Plan dit minimaal een week van tevoren in om vertraging op de eerste werkdag te voorkomen.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het inrichten van een werkplek voor een nieuwe medewerker?
De meest voorkomende fouten zijn: te laat beginnen met de voorbereiding, vergeten applicaties of toegangsrechten toe te voegen, en geen standaard beveiligingsinstellingen meenemen zoals schermvergrendeling of versleuteling. Ook wordt de begeleiding van de nieuwe medewerker zelf vaak over het hoofd gezien: een werkplek die technisch klaarstaat maar waarbij niemand uitlegt hoe alles werkt, leidt alsnog tot een trage start.
Hoe zorg ik ervoor dat het onboardingproces schaalbaar blijft als mijn bedrijf snel groeit?
De sleutel tot schaalbaarheid is standaardisatie: werk met vaste rolprofielen waarbij per functie al is vastgelegd welke software, rechten en instellingen nodig zijn. Combineer dit met een geautomatiseerd uitrolsysteem en een cloudgebaseerde werkomgeving, zodat een extra werkplek toevoegen minimale handmatige handelingen vraagt. Een externe ICT-partner kan dit proces inrichten en beheren, zodat jij je kunt focussen op de groei van je organisatie.
Wat gebeurt er met de werkplek als een medewerker uit dienst gaat?
Bij uitdiensttreding is het net zo belangrijk om een gestructureerd offboardingproces te volgen: accounts moeten worden uitgeschakeld, toegangsrechten ingetrokken en data veilig worden opgeslagen of overgedragen. Dit wordt in de praktijk regelmatig vergeten, wat een beveiligingsrisico oplevert. Een goede ICT-partner regelt offboarding als spiegelbeeld van onboarding, zodat er geen actieve accounts of onbeheerde toegangsrechten achterblijven.
Wat kost het uitbesteden van werkplekinrichting aan een ICT-partner gemiddeld?
De kosten variëren afhankelijk van het aantal werkplekken, de complexiteit van de omgeving en het serviceniveau dat je afneemt. Veel ICT-partners werken met een vast maandelijks bedrag per werkplek, waarbij werkplekinrichting voor nieuwe medewerkers is inbegrepen. Voor MKB-organisaties weegt dit vaak ruimschoots op tegen de interne tijdsinvestering en het risico op fouten bij een ongestructureerd onboardingproces.
Benieuwd wat Nieuwenborg voor jouw bedrijf kan betekenen?
Overweeg je om je ICT (gedeeltelijk) uit te besteden? Of wil je weten wat de kosten zijn van werken in de cloud?