De kosten van stilstand door een ICT-storing bereken je door omzetderving, personeelskosten en herstelkosten bij elkaar op te tellen voor elk uur dat je bedrijf niet normaal kan functioneren. Voor de meeste MKB-bedrijven loopt dit al snel op tot honderden of zelfs duizenden euro’s per uur, afhankelijk van de bedrijfsgrootte en afhankelijkheid van digitale systemen. In dit artikel werken we de belangrijkste vragen stap voor stap uit, zodat je een realistisch beeld krijgt van wat een storing jou werkelijk kost.
Welke factoren bepalen de kosten van bedrijfsstilstand?
De kosten van bedrijfsstilstand worden bepaald door drie hoofdcategorieën: omzetderving (de omzet die je niet kunt genereren zolang systemen uitvallen), personeelskosten (medewerkers die wel betaald worden maar niet productief kunnen zijn) en indirecte kosten (reputatieschade, gemiste deadlines en herstelkosten). De exacte hoogte verschilt sterk per bedrijf en sector.
Naast deze drie hoofdcategorieën spelen ook de volgende factoren een rol:
- Bedrijfsgrootte: hoe meer medewerkers, hoe hoger de personeelskosten per stilstandsuur
- Afhankelijkheid van ICT: een webshop of softwarebedrijf lijdt direct omzetverlies; een ambachtelijk bedrijf misschien minder
- Tijdstip van de storing: een uitval tijdens een drukke periode of vlak voor een deadline kost meer dan een storing op een rustige vrijdagmiddag
- Duur van de uitval: hoe langer de storing aanhoudt, hoe groter de cumulatieve schade
- Beschikbaarheid van back-ups en noodprocedures: bedrijven zonder goede voorbereiding betalen altijd meer
Hoe bereken je de omzetderving per uur stilstand?
De omzetderving per uur stilstand bereken je door je jaarlijkse omzet te delen door het aantal werkuren per jaar. Werk je met 220 werkdagen van 8 uur, dan is dat 1.760 uur per jaar. Deel je jaaromzet door 1.760 en je hebt een ruwe indicatie van hoeveel omzet je per uur misloopt wanneer je bedrijf volledig stilstaat.
Stel dat je bedrijf een jaaromzet van 1 miljoen euro heeft. Dan is de omzetderving per uur ruwweg 568 euro. Houd er rekening mee dat dit een gemiddelde is. In de praktijk zijn sommige uren veel waardevoller dan andere, bijvoorbeeld tijdens een campagneperiode of op het moment dat een grote klantorder verwerkt moet worden.
Een verfijndere berekening houdt ook rekening met de brutomarge. Als je marge 40% is, dan is de werkelijke winstderving per uur 40% van die 568 euro, dus zo’n 227 euro. Beide cijfers zijn relevant: de omzetderving voor je cashflow, de winstderving voor je resultaat.
Wat zijn de personeelskosten tijdens een ICT-storing?
Tijdens een ICT-storing betaal je medewerkers hun normale loon, ook al kunnen zij niet of nauwelijks productief zijn. De personeelskosten tijdens een storing bereken je door het gemiddelde bruto-uurloon inclusief werkgeverslasten te vermenigvuldigen met het aantal getroffen medewerkers en het aantal uren stilstand.
Werkgeverslasten liggen in Nederland gemiddeld zo’n 30 tot 35% boven het brutoloon. Als een medewerker een bruto-uurloon heeft van 20 euro, kost diezelfde medewerker jou als werkgever al snel 26 tot 27 euro per uur. Bij tien medewerkers die twee uur stilzitten, loopt dat op tot meer dan 500 euro, puur aan loonkosten.
Vergeet ook de indirecte personeelskosten niet: de tijd die de directeur of leidinggevende kwijt is aan crisismanagement, de frustratie die de werkdag erna nog doorwerkt in productiviteit, en de mogelijke overuren die gemaakt worden om achterstand in te halen.
Hoe lang duurt een gemiddelde ICT-storing bij MKB-bedrijven?
Een gemiddelde ICT-storing bij MKB-bedrijven duurt zonder professionele ondersteuning al snel twee tot vier uur. Bij complexere problemen, zoals een servercrash, ransomware-aanval of netwerkstoringen zonder goede back-upinfrastructuur, kan de uitval oplopen tot een hele werkdag of langer.
De hersteltijd hangt sterk af van twee dingen: hoe snel het probleem wordt gesignaleerd en hoe snel de juiste expertise beschikbaar is. Bedrijven die werken met een proactief beheerde ICT-omgeving merken storingen vaak eerder op, soms al voordat medewerkers er last van hebben. Bedrijven zonder structureel ICT-beheer ontdekken een probleem pas als het al volledig heeft toegeslagen.
Een goede cloudoplossing met redundantie en monitoring kan de hersteltijd aanzienlijk verkorten, omdat systemen sneller gefail-overt worden naar een werkende omgeving.
Wat is de totale formule voor het berekenen van stilstandskosten?
De totale stilstandskosten bereken je met deze formule: (omzetderving per uur + personeelskosten per uur) x aantal uren stilstand + eenmalige herstelkosten. Dit geeft een realistisch totaalplaatje van wat een storing je daadwerkelijk kost.
Een praktisch voorbeeld voor een MKB-bedrijf met 10 medewerkers en een jaaromzet van 1 miljoen euro:
- Omzetderving per uur: circa 568 euro
- Personeelskosten per uur (10 medewerkers x 26 euro): circa 260 euro
- Totaal per uur stilstand: circa 828 euro
- Bij 3 uur storing: circa 2.484 euro
- Plus herstelkosten (spoedtarief extern technicus, eventueel dataverlies): variabel, maar al snel 500 tot 1.500 euro extra
Een storing van drie uur kost dit bedrijf dus al gauw 3.000 tot 4.000 euro. En dan zijn reputatieschade en gemiste klantorders nog niet meegerekend.
Hoe vergelijk je stilstandskosten met preventiekosten?
Je vergelijkt stilstandskosten met preventiekosten door de verwachte jaarlijkse kosten van storingen (kans op storing x gemiddelde kosten per storing) af te zetten tegen de jaarlijkse investering in betrouwbaar ICT-beheer. In de meeste gevallen zijn preventiekosten een fractie van de werkelijke schade bij een storing.
Stel dat je bedrijf gemiddeld twee keer per jaar een serieuze storing heeft van drie uur, met een totale kostprijs van 3.500 euro per keer. Dan is de verwachte jaarlijkse schade 7.000 euro. Een goed ICT-beheercontract voor een MKB-bedrijf kost doorgaans een stuk minder dan dat op jaarbasis. De kosten van ICT uitbesteden zijn daarmee voor veel bedrijven aantoonbaar lager dan de kosten van niets doen.
Preventie heeft bovendien een cumulatief voordeel: hoe minder storingen, hoe minder stress, hoe meer vertrouwen bij medewerkers en klanten. Dat is moeilijk in euro’s uit te drukken, maar het telt zeker mee.
Wanneer is een ICT-partner inschakelen financieel verstandig?
Een ICT-partner inschakelen is financieel verstandig zodra de verwachte kosten van storingen en intern ICT-beheer hoger zijn dan de kosten van uitbesteding. Voor de meeste MKB-bedrijven is dat al het geval vanaf vijf medewerkers of zodra ICT een kritische rol speelt in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Andere signalen dat het moment rijp is:
- Je hebt geen eigen ICT-manager of die functie wordt ingevuld door iemand met een andere hoofdtaak
- Storingen komen vaker voor dan eens per kwartaal
- Je weet niet zeker of je back-ups actueel en herstelbaar zijn
- Je groeit snel en je ICT-omgeving groeit niet mee
- Je werkt met gevoelige klant- of bedrijfsdata en hebt geen formele beveiliging
Een externe ICT-partner biedt niet alleen sneller herstel bij storingen, maar ook proactief beheer waardoor veel problemen voorkomen worden voordat ze ontstaan.
Hoe Nieuwenborg helpt bij het voorkomen van kostbare stilstand
Wij begrijpen dat stilstand voor MKB-bedrijven direct geld kost. Daarom bieden wij fullservice ICT-oplossingen die erop gericht zijn storingen te voorkomen, niet alleen te herstellen. Dit is wat wij concreet voor je doen:
- Proactief beheer en monitoring: wij signaleren problemen vaak voordat jij er last van hebt, 24/7
- Snelle respons via onze helpdesk: altijd bereikbaar, zodat herstel zo snel mogelijk plaatsvindt
- Betrouwbare cloudoplossingen: met redundantie en automatische back-ups die je bedrijfscontinuïteit waarborgen
- ICT-Manager as a Service: voor organisaties zonder eigen ICT-manager nemen wij die rol volledig over, in gewone mensentaal
- ISO 27001-gecertificeerde beveiliging: een niveau van veiligheid dat maar weinig ICT-aanbieders in Nederland kunnen bieden
Wil je weten wat betrouwbare ICT-ondersteuning jou concreet oplevert en wat het kost? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee, in gewone mensentaal.
Veelgestelde vragen
Wat als mijn bedrijf niet volledig stilstaat tijdens een storing, maar wel trager werkt?
Dan spreek je van gedeeltelijke stilstand, en ook die kosten zijn reëel. Je berekent dit door het percentage productiviteitsverlies te schatten en dat toe te passen op de normale uur-kosten. Als je team door een trage verbinding of beperkte systeemtoegang slechts 50% productief is, reken je dus met de helft van de normale stilstandskosten. Dit wordt vaak onderschat, maar een sluipende storing die uren aanhoudt kan uiteindelijk net zoveel kosten als een volledige uitval.
Hoe houd ik de stilstandskosten bij zodat ik ze later kan gebruiken voor een zakelijke beslissing?
Houd een eenvoudig storingslogboek bij met de datum, duur, het aantal getroffen medewerkers en een schatting van de omzetderving per incident. Zelfs een simpele spreadsheet volstaat. Na een halfjaar heb je concrete, bedrijfsspecifieke data waarmee je de werkelijke jaarlijkse schade kunt berekenen en direct kunt vergelijken met de kosten van een ICT-beheercontract. Die cijfers maken een beslissing over uitbesteding objectief en overtuigend, ook richting directie of aandeelhouders.
Zijn er sectoren waarbij de stilstandskosten extra hoog uitvallen?
Ja, sectoren met een hoge ICT-afhankelijkheid of tijdkritische processen lopen het meeste risico. Denk aan webshops, logistieke bedrijven, accountantskantoren, zorginstellingen en financiële dienstverleners: bij hen staat omzet of dienstverlening direct stil zodra systemen uitvallen. Maar ook productiebedrijven die werken met digitale planningssoftware of machinebesturing kunnen bij een storing snel in de problemen komen. Hoe meer je bedrijfsproces afhankelijk is van realtime data of online transacties, hoe hoger de kosten per stilstandsuur.
Wat is de eerste stap als ik wil weten wat een storing mijn bedrijf concreet kost?
Begin met drie getallen: je jaaromzet, je aantal medewerkers en het gemiddelde bruto-uurloon inclusief werkgeverslasten. Met de formule uit dit artikel kun je in minder dan tien minuten een realistische schatting maken van je kosten per stilstandsuur. Vervolgens kijk je naar je storingshistorie van de afgelopen twaalf maanden: hoe vaak was er een incident en hoe lang duurde het gemiddeld? Die combinatie geeft je een eerlijk beeld van wat je jaarlijks kwijt bent aan ICT-uitval.
Telt reputatieschade ook mee in de berekening, en hoe druk ik dat uit in euro's?
Reputatieschade is lastig exact te kwantificeren, maar je kunt het benaderen via de klantwaarde die op het spel staat. Denk aan de gemiddelde omzet per klant per jaar, vermenigvuldigd met het aantal klanten dat tijdens de storing geen service ontving of afhaakt door herhaalde problemen. Een praktische vuistregel: als één klant door een storing besluit over te stappen naar een concurrent, verlies je niet alleen die ene order maar de volledige toekomstige omzet van die klant. Dat maakt reputatieschade in veel gevallen de duurste, maar meest onzichtbare kostenpost.
Wat is het verschil tussen reactief en proactief ICT-beheer als het gaat om stilstandskosten?
Bij reactief beheer grijp je pas in nádat een storing is opgetreden, wat betekent dat je altijd te laat bent en de volledige stilstandskosten al zijn opgelopen. Bij proactief beheer worden systemen continu gemonitord en worden afwijkingen gesignaleerd voordat ze leiden tot uitval, waardoor veel storingen volledig worden voorkomen. Het verschil in kosten is aanzienlijk: een voorkomen storing kost niets aan stilstand, terwijl een reactief herstelde storing al snel duizenden euro’s kost. Proactief beheer verlaagt dus niet alleen de hersteltijd, maar elimineert in veel gevallen de stilstand volledig.
Moet ik als MKB-ondernemer ook rekening houden met boetes of juridische kosten bij een langdurige storing?
Ja, zeker als je werkt met persoonsgegevens of contractuele leveringsverplichtingen. Onder de AVG ben je verplicht datalekken te melden, en een slecht beveiligde of niet-herstelde omgeving kan leiden tot boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast kunnen klanten of partners bij langdurige uitval aanspraak maken op schadevergoeding als er SLA-afspraken zijn gemaakt. Dit zijn kosten die buiten de standaardberekening vallen, maar in het ergste geval de grootste schadepost van allemaal vormen.
Benieuwd wat Nieuwenborg voor jouw bedrijf kan betekenen?
Overweeg je om je ICT (gedeeltelijk) uit te besteden? Of wil je weten wat de kosten zijn van werken in de cloud?