Microsoft Copilot beveiligen in je organisatie vereist een combinatie van de juiste privacy-instellingen, toegangscontrole en monitoring van datagebruik. Je moet beveiligingsrisico’s identificeren, privacy-instellingen aanpassen, dataverwerking controleren en gebruikersrechten zorgvuldig toewijzen. Deze aanpak beschermt gevoelige bedrijfsinformatie, terwijl je toch profiteert van AI-ondersteuning.
Wat zijn de grootste beveiligingsrisico’s van Microsoft Copilot?
De belangrijkste beveiligingsrisico’s van Microsoft Copilot zijn ongecontroleerde toegang tot gevoelige data, mogelijke datalekken door verkeerde configuratie en het risico dat AI-gegenereerde content bedrijfsgeheimen bevat. Ook kan Copilot toegang krijgen tot meer informatie dan nodig is voor specifieke taken.
Dataprivacy vormt het grootste risico. Copilot kan toegang krijgen tot e-mails, documenten en andere bedrijfsinformatie om contextuele antwoorden te geven. Zonder de juiste instellingen kan dit betekenen dat gevoelige klantgegevens, financiële informatie of strategische plannen worden gebruikt voor AI-training of onbedoeld worden gedeeld.
Toegangscontrole is een ander belangrijk punt. Als je niet goed instelt wie welke Copilot-functies mag gebruiken, kunnen medewerkers toegang krijgen tot informatie die normaal buiten hun bereik ligt. Dit kan leiden tot interne datalekken of ongewenste informatieverspreiding binnen je organisatie.
Kwetsbaarheden ontstaan ook door verkeerde configuratie van Microsoft 365-omgevingen. Copilot werkt binnen je bestaande toegangsrechten, maar kan door zijn AI-functionaliteit verbindingen leggen tussen verschillende databronnen die je misschien niet had voorzien.
Welke privacy-instellingen moet je aanpassen voor veilig Copilot-gebruik?
Voor veilig Copilot-gebruik moet je databeschermingsinstellingen in het Microsoft 365 Admin Center configureren, toegangsrechten per gebruiker instellen en externe datadeling uitschakelen. Begin met het beperken van Copilot’s toegang tot alleen noodzakelijke Microsoft 365-services en documenten.
Ga naar het Microsoft 365 Admin Center en navigeer naar de Copilot-instellingen onder ‘Services & add-ins’. Hier schakel je externe plug-ins uit en beperk je welke databronnen Copilot mag raadplegen. Zorg dat alleen interne bedrijfsdata wordt gebruikt en externe webzoekopdrachten worden uitgeschakeld voor gevoelige afdelingen.
Stel een dataretentiebeleid in via het Security & Compliance Center. Configureer hoe lang Copilot-interacties worden bewaard en zorg dat automatische verwijdering is ingesteld. Dit voorkomt dat oude, mogelijk gevoelige conversaties onnodig lang worden opgeslagen.
Configureer ook de privacy-instellingen per werkgroep. Verschillende afdelingen hebben verschillende beveiligingsbehoeften. HR-medewerkers hebben bijvoorbeeld strengere privacy-eisen dan de marketingafdeling. Pas de instellingen dienovereenkomstig aan.
Hoe controleer je wat Microsoft Copilot met je bedrijfsdata doet?
Je controleert Copilot’s datagebruik via Microsoft 365-auditlogs, het Security & Compliance Center en door regelmatige controles van toegangsrechten uit te voeren. Deze tools geven inzicht in welke data wordt geraadpleegd en hoe Copilot met bedrijfsinformatie omgaat.
Het Security & Compliance Center biedt uitgebreide auditfuncties. Hier zie je welke documenten Copilot heeft geraadpleegd, welke gebruikers welke vragen hebben gesteld en welke databronnen zijn gebruikt. Stel alerts in voor ongewone activiteiten of toegang tot zeer gevoelige informatie.
Gebruik Microsoft Purview voor geavanceerde monitoring. Dit platform toont gedetailleerde rapporten over dataverwerking en helpt je patronen te identificeren die mogelijk risico’s vormen. Je kunt ook automatische waarschuwingen instellen wanneer Copilot toegang krijgt tot specifieke gevoelige documenten.
Voer maandelijkse controles uit van gebruikersactiviteiten. Bekijk welke medewerkers Copilot het meest gebruiken en voor welke taken. Dit helpt je mogelijk misbruik te identificeren en je beveiligingsbeleid aan te passen waar nodig.
Welke medewerkers krijgen toegang tot Copilot en waarom?
Geef Copilot-toegang alleen aan medewerkers die het nodig hebben voor hun dagelijkse taken en die training hebben gehad over veilig gebruik. Begin met een pilotgroep uit verschillende afdelingen om ervaring op te doen voordat je uitrolt naar de hele organisatie.
Implementeer rolgebaseerde toegang, waarbij verschillende functieniveaus verschillende Copilot-mogelijkheden krijgen. Managers kunnen bijvoorbeeld toegang krijgen tot analysefuncties, terwijl uitvoerende medewerkers alleen basisfunctionaliteit gebruiken. Dit beperkt potentiële beveiligingsrisico’s.
Organiseer verplichte training voordat medewerkers Copilot mogen gebruiken. Deze training moet ingaan op wat wel en niet gedeeld mag worden met AI-tools, hoe gevoelige informatie te herkennen en wat te doen bij twijfel over dataveiligheid.
Stel een gebruiksbeleid op dat duidelijk maakt wanneer Copilot wel en niet gebruikt mag worden. Bijvoorbeeld: geen gebruik bij het verwerken van persoonlijke klantgegevens of bij het opstellen van contracten. Zorg dat dit beleid regelmatig wordt geëvalueerd en bijgewerkt.
Heb je vragen over het veilig implementeren van Microsoft Copilot in jouw organisatie? We helpen je graag bij het opstellen van een beveiligingsstrategie die past bij jouw bedrijf. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over ICT-beveiliging en AI-implementatie.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om Microsoft Copilot veilig te implementeren in een middelgrote organisatie?
Een veilige Copilot-implementatie duurt gemiddeld 4-8 weken, afhankelijk van je organisatiegrootte en bestaande Microsoft 365-configuratie. Plan 2 weken voor het opstellen van beveiligingsbeleid, 2-3 weken voor pilottesting met een selecte groep gebruikers, en nog eens 2-3 weken voor training en volledige uitrol. Complexere organisaties met strikte compliance-eisen kunnen tot 12 weken nodig hebben.
Wat moet ik doen als een medewerker per ongeluk gevoelige informatie met Copilot heeft gedeeld?
Controleer direct via het Security & Compliance Center welke data precies is gedeeld en documenteer het incident. Schakel indien nodig tijdelijk de Copilot-toegang van de betreffende gebruiker uit. Evalueer of je dataretentiebeleid moet worden aangepast en organiseer aanvullende training voor de betrokken medewerker. Bij ernstige datalekken moet je ook je AVG-meldingsplicht overwegen.
Kunnen externe partijen toegang krijgen tot onze bedrijfsdata via Microsoft Copilot?
Nee, als je de privacy-instellingen correct hebt geconfigureerd. Copilot werkt alleen met data waartoe gebruikers al toegang hebben binnen je Microsoft 365-omgeving. Schakel externe plug-ins en webzoekopdrachten uit in de admin-instellingen om te voorkomen dat data buiten je organisatie wordt gedeeld. Controleer regelmatig je configuratie om ongewenste externe toegang te voorkomen.
Hoe voorkom ik dat Copilot toegang krijgt tot HR-dossiers en andere zeer gevoelige documenten?
Gebruik Microsoft Purview Information Protection om gevoelige documenten te labelen en toegangsrechten te beperken. Configureer in het Admin Center specifieke uitsluitingen voor HR-mappen en andere kritieke databronnen. Overweeg om voor zeer gevoelige afdelingen zoals HR en Finance een aparte Microsoft 365-tenant te gebruiken zonder Copilot-toegang.
Welke kosten zijn verbonden aan het veilig configureren van Microsoft Copilot?
Naast de Copilot-licentiekosten (ongeveer €22-30 per gebruiker per maand) moet je rekenen op eenmalige implementatiekosten van €5.000-15.000 voor consultancy en training. Microsoft Purview voor geavanceerde monitoring kost extra (€2-8 per gebruiker per maand). Voor kleinere organisaties kan de totale investering in het eerste jaar €20.000-50.000 bedragen, afhankelijk van complexiteit en externe ondersteuning.
Kan ik Copilot gebruiken voor klantcommunicatie zonder privacy-risico's?
Ja, maar alleen met de juiste voorzorgsmaatregelen. Gebruik Copilot nooit voor het direct beantwoorden van klantmails met persoonlijke gegevens. Wel kun je het gebruiken voor het opstellen van concepten die je handmatig controleert en aanpast. Zorg dat klantdatabases zijn uitgesloten van Copilot-toegang en train medewerkers om geen klantspecifieke informatie in prompts te gebruiken.
Hoe vaak moet ik de Copilot-beveiligingsinstellingen controleren en bijwerken?
Voer maandelijks een controle uit van gebruikersactiviteiten en toegangsrechten via de auditlogs. Evalueer elk kwartaal je beveiligingsbeleid en configuratie-instellingen, vooral na Microsoft-updates of organisatorische wijzigingen. Plan jaarlijks een uitgebreide beveiligingsaudit met penetratietests om nieuwe risico's te identificeren. Bij belangrijke bedrijfswijzigingen of nieuwe compliance-eisen moet je de instellingen direct herzien.