Nieuwe medewerkers krijgen vaak geen toegang omdat hun gebruikersaccounts niet correct zijn aangemaakt, de verkeerde groepsrechten hebben gekregen, of omdat er netwerkproblemen zijn. Dit komt meestal door onduidelijke procedures tijdens het inwerken van personeel. De oplossing ligt in het systematisch controleren van accounts, rechten en netwerkverbindingen, gevolgd door het implementeren van duidelijke processen om dit in de toekomst te voorkomen.
Wat zijn de meest voorkomende oorzaken waarom nieuwe medewerkers geen toegang krijgen?
De hoofdoorzaak is dat gebruikersaccounts niet correct zijn aangemaakt of gekoppeld aan de juiste systemen. Dit gebeurt wanneer de IT-afdeling of systeembeheerder vergeet om accounts aan te maken in alle benodigde systemen, zoals het netwerk, e-mailserver, of specifieke bedrijfsapplicaties.
Een tweede veel voorkomende oorzaak zijn verkeerde groepslidmaatschappen. Je nieuwe medewerker heeft wel een account, maar zit niet in de juiste groepen die toegang geven tot mappen, printers of applicaties. Dit is vooral verwarrend omdat inloggen wel lukt, maar daarna blijkt dat bestanden of programma’s niet toegankelijk zijn.
Netwerkproblemen vormen ook een belangrijke oorzaak. De werkplek van de nieuwe medewerker heeft mogelijk geen goede netwerkverbinding, of de netwerkkabel is niet correct aangesloten. Bij draadloze verbindingen kan het zijn dat de WiFi-instellingen niet kloppen of dat het apparaat niet is toegevoegd aan het bedrijfsnetwerk.
Vergeten wachtwoordinstellingen zorgen eveneens voor problemen. Het tijdelijke wachtwoord is verlopen, de nieuwe medewerker heeft het wachtwoord niet ontvangen, of de wachtwoordregels zijn onduidelijk waardoor het wijzigen mislukt.
Hoe kun je snel controleren of het een gebruikersaccount of netwerkprobleem is?
Begin met het controleren of de nieuwe medewerker kan inloggen op een andere werkplek. Als inloggen daar wel lukt, heb je waarschijnlijk een netwerkprobleem op de oorspronkelijke werkplek. Lukt inloggen nergens, dan ligt het probleem bij het gebruikersaccount zelf.
Controleer vervolgens de netwerkverbinding door een andere medewerker op dezelfde werkplek te laten inloggen. Werkt dit probleemloos, dan weet je zeker dat het netwerk goed functioneert en het probleem bij het gebruikersaccount ligt.
Test daarna de basisconnectiviteit door te pingen naar de server of router vanaf de werkplek van de nieuwe medewerker. Geen reactie betekent een netwerkprobleem. Wel reactie, maar geen toegang tot systemen, wijst op account- of rechtenproblemen.
Kijk in het systeembeheer of het account van de nieuwe medewerker actief is en in welke groepen het zit. Vergelijk dit met een werkend account van een collega met vergelijkbare taken. Verschillen in groepslidmaatschappen zijn vaak de oorzaak van toegangsproblemen.
Welke stappen moet je volgen om toegangsproblemen voor nieuwe medewerkers op te lossen?
Start met het controleren en aanmaken van alle benodigde gebruikersaccounts. Maak een lijst van alle systemen waar de nieuwe medewerker toegang tot nodig heeft: netwerk, e-mail, bedrijfsapplicaties, en cloudservices. Zorg dat voor elk systeem een actief account bestaat.
Stel vervolgens de juiste groepslidmaatschappen in. Kopieer de groepsinstellingen van een collega met vergelijkbare taken, of voeg de nieuwe medewerker handmatig toe aan alle relevante groepen. Test na elke wijziging of de toegang werkt.
Controleer en repareer de netwerkverbinding. Bij bekabelde verbindingen test je de netwerkkabel en controleer je of de netwerkpoort actief is. Voor draadloze verbindingen zorg je dat het apparaat verbonden is met het juiste bedrijfsnetwerk en de WiFi-instellingen correct zijn.
Stel een tijdelijk wachtwoord in dat de nieuwe medewerker bij eerste inlog moet wijzigen. Communiceer dit wachtwoord veilig en leg uit welke wachtwoordeisen gelden. Test de inlog samen met de nieuwe medewerker om te bevestigen dat alles werkt.
Voer een complete toegangstest uit door alle benodigde systemen, mappen en applicaties te openen. Controleer ook of printers bereikbaar zijn en of e-mail correct functioneert.
Hoe voorkom je dat nieuwe medewerkers in de toekomst geen toegang krijgen?
Ontwikkel een gestructureerde onboarding checklist die alle ICT-gerelateerde taken bevat. Deze lijst moet alle benodigde accounts, groepslidmaatschappen, en systemen bevatten die voor elke functie nodig zijn. Werk deze checklist bij wanneer nieuwe systemen worden toegevoegd.
Maak standaard accountsjablonen voor verschillende functierollen. Een verkoper heeft andere toegangsrechten nodig dan iemand van de administratie. Door sjablonen te gebruiken voorkom je dat je belangrijke toegangsrechten vergeet.
Plan ICT-voorbereidingen ruim van tevoren. Begin minstens een week voor de startdatum met het aanmaken van accounts en het voorbereiden van de werkplek. Dit geeft je tijd om problemen op te lossen voordat de nieuwe medewerker begint.
Test alle toegangsrechten vooraf door zelf in te loggen met het nieuwe account. Controleer alle systemen, open belangrijke mappen, en test de e-mail. Deze proefrun voorkomt verrassingen op de eerste werkdag.
Documenteer alle ICT-procedures en zorg dat meerdere mensen deze kennen. Als de systeembeheerder afwezig is, moet een collega de onboarding kunnen uitvoeren. Een professionele netwerkinfrastructuur met goede documentatie maakt dit veel eenvoudiger.
Overweeg professionele ondersteuning als je regelmatig problemen hebt met nieuwe medewerkers. Een ervaren ICT-partner kan je helpen bij het opzetten van betrouwbare systemen en processen. Voor meer informatie over hoe we je kunnen helpen, neem contact met ons op.