Microsoft Copilot migreren doe je door eerst te controleren of je Microsoft 365-licenties compatibel zijn, vervolgens een pilotgroep te selecteren voor testen en daarna Copilot stapsgewijs uit te rollen naar alle gebruikers. De migratie vereist planning, training en technische voorbereiding. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over kosten, vereisten en uitdagingen bij de overstap naar Microsoft Copilot.
Wat is Microsoft Copilot en waarom zou je willen migreren?
Microsoft Copilot is een AI-assistent die geïntegreerd is in Microsoft 365-applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint en Teams. Het helpt je bij het schrijven van documenten, analyseren van data, maken van presentaties en samenvatten van vergaderingen. Voor mkb-bedrijven betekent dit een flinke tijdsbesparing en productiviteitsverbetering.
De voordelen zijn concreet merkbaar in het dagelijkse werk. Je kunt bijvoorbeeld in Excel complexe analyses laten maken door gewoon te vragen wat je wilt weten, in plaats van zelf formules te bedenken. In Word helpt Copilot bij het opstellen van rapporten of brieven op basis van je input. Teams-vergaderingen worden automatisch samengevat, inclusief actiepunten.
Veel mkb-bedrijven stappen over omdat hun medewerkers hierdoor meer tijd krijgen voor belangrijke taken. In plaats van urenlang bezig te zijn met opmaak of data-analyse, kunnen ze zich focussen op strategie en klantcontact. De AI neemt de repetitieve taken over.
Wat heb je nodig voordat je kunt migreren naar Copilot?
Je hebt minimaal Microsoft 365 Business Premium of Enterprise-licenties nodig om Copilot te kunnen gebruiken. Daarnaast moet je een aparte Copilot-licentie aanschaffen voor elke gebruiker die toegang wil. Je bestaande Microsoft 365 Business Standard-licenties zijn niet voldoende.
Technisch gezien moeten je systemen up-to-date zijn. Dit betekent dat je de nieuwste versies van Office-applicaties moet gebruiken en dat je netwerkverbinding stabiel genoeg is voor cloudgebaseerde AI-functies. Ook je dataopslag moet goed georganiseerd zijn, omdat Copilot werkt met de informatie die al in je Microsoft 365-omgeving staat.
Controleer ook of je huidige workflows compatibel zijn. Als je veel werkt met externe systemen of specifieke plug-ins, moet je nagaan of deze goed samenwerken met Copilot. Sommige aangepaste configuraties vereisen aanpassingen voordat je kunt migreren.
Hoeveel kost een migratie naar Microsoft Copilot?
Een Copilot-licentie kost ongeveer € 30 per gebruiker per maand, boven op je bestaande Microsoft 365-abonnement. Voor een bedrijf met 10 gebruikers kom je dus uit op € 300 extra per maand. Daarnaast heb je eenmalige kosten voor implementatie en training.
Implementatiekosten variëren afhankelijk van je huidige setup. Als je al Microsoft 365 Business Premium hebt, zijn de technische kosten beperkt. Moet je eerst upgraden van Business Standard, dan betaal je ook nog eens € 10–15 extra per gebruiker per maand voor de Premium-licenties.
Trainingskosten zijn belangrijk om mee te nemen. Je medewerkers moeten leren hoe ze Copilot effectief gebruiken. Reken op een halve tot hele dag training per persoon. Voor kleinere bedrijven kun je dit vaak intern oplossen, grotere organisaties hebben soms externe training nodig.
Om kosten te beheersen kun je beginnen met een kleine pilotgroep. Test Copilot eerst met 3–5 gebruikers voordat je het hele bedrijf migreert. Zo voorkom je dat je betaalt voor licenties die niet optimaal worden gebruikt.
Hoe plan je de migratie naar Copilot stap voor stap?
Begin met een pilotfase van 4–6 weken waarin je Copilot test met een kleine groep enthousiaste gebruikers. Kies medewerkers die veel werken met Microsoft 365 en openstaan voor nieuwe technologie. Zij kunnen later de andere collega’s helpen.
Tijdens de pilotfase verzamel je feedback en breng je in kaart welke workflows het beste werken met Copilot. Documenteer welke taken de meeste tijdsbesparing opleveren en waar medewerkers tegen problemen aanlopen. Deze informatie gebruik je voor de training van de rest van het team.
Na de pilotfase rol je Copilot gefaseerd uit. Begin met afdelingen die het meeste baat hebben bij AI-ondersteuning, zoals marketing of administratie. Plan per afdeling een introductiesessie en zorg dat er altijd iemand beschikbaar is voor vragen.
Houd rekening met een uitrolperiode van 2–3 maanden voor het hele bedrijf. Medewerkers hebben tijd nodig om te wennen aan de nieuwe manier van werken. Plan regelmatige evaluatiemomenten om te kijken hoe het gaat en waar bijsturing nodig is.
Welke uitdagingen kun je tegenkomen en hoe los je die op?
De grootste uitdaging is vaak de gebruikersadoptie. Medewerkers zijn gewend aan hun huidige werkwijze en zien niet altijd direct het voordeel van AI-ondersteuning. Los dit op door concrete voorbeelden te laten zien van tijdsbesparing en door champions aan te wijzen die enthousiast zijn over Copilot.
Datamigratie kan complex zijn als je informatie verspreid hebt over verschillende systemen. Copilot werkt het beste als je data netjes georganiseerd is in Microsoft 365. Investeer tijd in het opschonen en structureren van je bestanden voordat je Copilot implementeert.
Beveiligingszorgen zijn terecht, omdat Copilot toegang heeft tot je bedrijfsdata. Zorg dat je privacy-instellingen goed geconfigureerd zijn en dat medewerkers weten welke informatie ze wel en niet met Copilot kunnen delen. Maak duidelijke richtlijnen voor het gebruik van gevoelige data.
Integratieproblemen met bestaande systemen kunnen ontstaan als je veel maatwerk gebruikt. Test deze integraties grondig tijdens de pilotfase. Soms moet je workflows aanpassen of externe systemen updaten om goed samen te werken met Copilot.
Als je merkt dat de uitdagingen te complex worden, is het verstandig om externe hulp in te schakelen. Wij helpen bedrijven regelmatig bij dit soort migraties en kunnen je begeleiden bij zowel de technische implementatie als het changemanagement. Neem contact op als je wilt weten hoe we je kunnen ondersteunen bij de overstap naar Microsoft Copilot.
Veelgestelde vragen
Kan ik Copilot uitproberen voordat ik een volledig abonnement aanschaf?
Microsoft biedt geen gratis proefperiode voor Copilot aan, maar je kunt wel beginnen met een minimale licentie voor één gebruiker om de functionaliteit te testen. Veel bedrijven kiezen ervoor om eerst één maand te betalen voor een kleine groep om de waarde te beoordelen voordat ze uitbreiden.
Wat gebeurt er met mijn bestaande Office-bestanden en workflows tijdens de migratie?
Je bestaande bestanden en workflows blijven volledig intact. Copilot integreert naadloos in je huidige Microsoft 365-omgeving zonder je documenten of instellingen te wijzigen. Het voegt alleen AI-functionaliteit toe aan je bestaande applicaties.
Hoe zorg ik ervoor dat gevoelige bedrijfsdata veilig blijft bij gebruik van Copilot?
Configureer je Microsoft 365-beveiligingsinstellingen zorgvuldig en stel duidelijke gebruikersrichtlijnen op. Copilot respecteert bestaande toegangsrechten, maar train medewerkers om geen vertrouwelijke informatie in prompts te typen die buiten hun autorisatieniveau vallen.
Mijn medewerkers zijn niet technisch - hoe lang duurt het voordat ze Copilot effectief kunnen gebruiken?
De meeste gebruikers beheersen de basisfuncties binnen 1-2 weken na een goede introductiesessie. Plan een halve dag training en 2-3 weken begeleiding in. Copilot is ontworpen om intuïtief te zijn - gebruikers kunnen gewoon in natuurlijke taal vragen wat ze willen.
Wat als Copilot niet de verwachte tijdsbesparing oplevert voor mijn bedrijf?
Evalueer na 6-8 weken of medewerkers Copilot optimaal gebruiken. Vaak ligt het aan onvoldoende training of onduidelijke use cases. Organiseer extra sessies waarin je concrete voorbeelden laat zien van tijdbesparende taken specifiek voor jullie werkprocessen.
Kan ik Copilot combineren met andere AI-tools die we al gebruiken?
Ja, Copilot werkt goed samen met de meeste andere business-applicaties. Let wel op dat je geen dubbele functionaliteiten betaalt. Evalueer je huidige AI-tools en bepaal of je sommige kunt vervangen door Copilot om kosten te besparen.
Hoe meet ik het succes van de Copilot-implementatie in mijn bedrijf?
Track concrete metrics zoals tijd besteed aan routinetaken, kwaliteit van documenten, en medewerkertevredenheid. Microsoft biedt ook gebruiksstatistieken in de admin-portal. Stel na 3 maanden een evaluatie in om ROI te berekenen op basis van tijdsbesparing per medewerker.