Je voorkomt datalekken met Microsoft Copilot door strenge toegangscontroles in te stellen, privacy-instellingen correct te configureren en medewerkers te trainen in veilig gebruik. De belangrijkste stappen zijn het beperken van data‑toegang tot relevante gebruikers, het implementeren van datagovernancebeleid en het monitoren van AI‑activiteiten binnen je organisatie.
Wat zijn de grootste beveiligingsrisico’s van Microsoft Copilot?
De grootste risico’s zijn het onbedoeld delen van vertrouwelijke informatie, te brede toegang tot bedrijfsdata en het lekken van gevoelige gegevens door verkeerde configuratie. Microsoft Copilot kan toegang krijgen tot meer informatie dan je verwacht, waardoor privédata ongewild zichtbaar wordt voor de verkeerde personen.
Het grootste probleem ontstaat wanneer Copilot toegang heeft tot documenten die eigenlijk beperkt zouden moeten blijven. Stel je voor dat een medewerker een vraag stelt over een project en Copilot antwoordt met informatie uit vertrouwelijke contracten of personeelsdossiers. Dit gebeurt omdat de AI‑tool dezelfde toegangsrechten heeft als de gebruiker die de vraag stelt.
Een ander risico is dat gevoelige informatie wordt gebruikt om nieuwe content te genereren. Als je Copilot vraagt een document op te stellen, kan het ongewild verwijzen naar vertrouwelijke projecten of klantgegevens uit andere bestanden. Ook kunnen prompts en vragen die medewerkers stellen worden opgeslagen, wat privacyproblemen creëert.
Daarnaast kan Copilot per ongeluk toegang krijgen tot externe data als je Microsoft 365‑omgeving niet goed is afgeschermd. Denk aan gedeelde mappen, externe samenwerkingen of cloudopslag die breder toegankelijk is dan bedoeld.
Hoe stel je Microsoft Copilot veilig in voor je bedrijf?
Begin met het configureren van strikte toegangsrechten in je Microsoft 365‑admincenter en implementeer data loss prevention‑ (DLP-)beleid. Stel gebruikersgroepen in met specifieke rechten en beperk Copilot‑toegang tot alleen relevante data voor elke functie binnen je organisatie.
Start met een grondige audit van je huidige datastructuur. Controleer welke bestanden, mappen en applicaties toegankelijk zijn voor verschillende gebruikersgroepen. Maak een overzicht van wat echt vertrouwelijk is en moet worden afgeschermd van AI‑toegang.
Configureer vervolgens sensitivity labels in Microsoft Purview om gevoelige documenten te markeren. Deze labels zorgen ervoor dat Copilot bepaalde bestanden niet kan gebruiken voor het genereren van antwoorden. Stel ook retention policies in om te bepalen hoe lang data beschikbaar blijft voor AI‑verwerking.
Implementeer conditional access policies die bepalen wanneer en hoe medewerkers Copilot kunnen gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld vereisen dat gebruik alleen mogelijk is vanaf bedrijfsnetwerken of goedgekeurde apparaten. Schakel ook auditlogging in om alle Copilot‑activiteiten te kunnen traceren.
Test je configuratie grondig voordat je Copilot breed uitrolt. Begin met een kleine groep gebruikers en controleer welke data toegankelijk is. Pas instellingen aan waar nodig en documenteer je beveiligingsprotocol voor toekomstig gebruik.
Welke data heeft Microsoft Copilot toegang tot in je organisatie?
Microsoft Copilot heeft standaard toegang tot alle Microsoft 365‑data waarvoor een gebruiker rechten heeft, inclusief SharePoint‑documenten, OneDrive‑bestanden, Teams‑gesprekken, Outlook‑e‑mails en kalenderafspraken. Het gebruikt deze informatie om contextuele antwoorden te genereren op basis van je bedrijfsdata.
In SharePoint kan Copilot alle documentbibliotheken doorzoeken waartoe je toegang hebt. Dit betekent projectdocumenten, beleidshandboeken, contracten en andere bestanden die in teamsites zijn opgeslagen. Ook lijsten, metadata en versiegeschiedenis van documenten zijn toegankelijk voor de AI.
Binnen Teams heeft Copilot toegang tot chatberichten, kanaalconversaties, gedeelde bestanden en meetingtranscripts. Het kan informatie uit vergaderingen combineren met documenten om uitgebreide antwoorden te geven. Ook persoonlijke chats kunnen worden gebruikt als bron voor antwoorden.
Je Outlook‑data is volledig toegankelijk, inclusief e‑mails, contacten, kalenderafspraken en taken. Copilot kan e‑mailinhoud analyseren om relevante informatie te vinden en kan zelfs conceptberichten opstellen op basis van eerdere correspondentie.
OneDrive‑bestanden vormen een grote databron voor Copilot. Alle persoonlijke documenten, spreadsheets, presentaties en andere bestanden kunnen worden gebruikt. Ook bestanden die met je zijn gedeeld door collega’s zijn toegankelijk als je daar rechten voor hebt.
Om controle te houden, gebruik je Microsoft Purview om datagovernance in te stellen. Hiermee bepaal je welke informatie wel of niet beschikbaar is voor AI‑verwerking en kun je specifieke categorieën data uitsluiten van Copilot‑toegang.
Hoe train je medewerkers om veilig met AI‑tools te werken?
Ontwikkel een duidelijk AI‑gebruiksbeleid met concrete richtlijnen over wat wel en niet mag, organiseer praktische trainingsessies en creëer bewustzijn over privacyrisico’s. Focus op praktische voorbeelden van veilig en onveilig gebruik binnen jullie specifieke bedrijfscontext.
Begin met het opstellen van een AI‑gebruiksrichtlijn die specifiek ingaat op Microsoft Copilot. Beschrijf welke typen vragen acceptabel zijn, welke informatie niet gedeeld mag worden en hoe om te gaan met gevoelige data. Maak de richtlijnen concreet en begrijpelijk, zonder technisch jargon.
Organiseer hands‑on trainingen waarin medewerkers kunnen oefenen met veilige prompts. Laat ze ervaren wat er gebeurt als ze verschillende vragen stellen en toon direct welke informatie zichtbaar wordt. Dit praktische leren is effectiever dan theoretische uitleg alleen.
Creëer een lijst met do’s en don’ts die medewerkers kunnen raadplegen. Bijvoorbeeld: vraag niet naar specifieke klantgegevens, gebruik geen vertrouwelijke projectnamen in prompts en controleer altijd of gegenereerde content geen gevoelige informatie bevat voordat je die deelt.
Stel een systeem in voor het melden van incidenten of verdacht AI‑gedrag. Medewerkers moeten weten bij wie ze terechtkunnen als ze per ongeluk gevoelige informatie hebben gedeeld of als Copilot onverwachte data toont. Maak dit laagdrempelig en zonder blame culture.
Herhaal training regelmatig en update je beleid als Microsoft nieuwe functies uitbrengt. AI‑tools ontwikkelen zich snel, dus je beveiligingsaanpak moet meegroeien. Plan kwartaalcheck‑ins om ervaringen te bespreken en procedures bij te stellen waar nodig.
Voor verdere ondersteuning bij het implementeren van veilige AI‑tools binnen je bedrijf kun je contact opnemen met ons team. We helpen je graag bij het opzetten van een betrouwbare en veilige ICT‑omgeving die past bij jouw organisatie.
Veelgestelde vragen
Hoe controleer ik welke data Microsoft Copilot daadwerkelijk kan zien in mijn organisatie?
Gebruik de Microsoft 365 Compliance Center om een data access audit uit te voeren. Ga naar de Copilot dashboard om te zien welke documenten en gesprekken toegankelijk zijn per gebruiker. Test ook met een beperkte gebruikersaccount door verschillende vragen te stellen en te kijken welke informatie Copilot kan ophalen.
Wat moet ik doen als een medewerker per ongeluk vertrouwelijke informatie heeft gedeeld via Copilot?
Documenteer het incident onmiddellijk en controleer via de audit logs welke data precies is gedeeld. Pas indien nodig de toegangsrechten aan voor de betrokken gebruiker en evalueer of je dataclassificatie moet worden aangescherpt. Gebruik dit als leermoment voor teamtraining over veilig AI-gebruik.
Kunnen externe partners of gasten in mijn Microsoft 365-omgeving ook Copilot gebruiken?
Ja, gastgebruikers kunnen Copilot gebruiken als je dit toestaat, maar ze hebben alleen toegang tot data waarvoor ze expliciet rechten hebben gekregen. Stel strikte conditional access policies in voor externe gebruikers en overweeg om Copilot volledig uit te schakelen voor gastaccounts via de admin settings.
Hoe vaak moet ik mijn Copilot-beveiligingsinstellingen controleren en bijwerken?
Voer maandelijks een review uit van audit logs en toegangsrechten, en doe elk kwartaal een volledige security assessment. Plan ook updates na elke grote Microsoft 365-update of organisatieverandering. Stel automatische alerts in voor ongebruikelijke Copilot-activiteiten.
Kan ik specifieke Microsoft 365-apps uitsluiten van Copilot-toegang?
Ja, je kunt per app bepalen of Copilot toegang heeft via de Microsoft 365 admin center. Ga naar de Copilot-instellingen en schakel specifieke workloads zoals SharePoint, Teams of Outlook uit. Dit geeft je granulaire controle over welke databronnen beschikbaar zijn voor AI-verwerking.
Wat zijn de kosten van het implementeren van extra beveiligingsmaatregelen voor Copilot?
De meeste beveiligingsfuncties zoals DLP, sensitivity labels en conditional access zijn inbegrepen bij Microsoft 365 E3/E5 licenties. Extra kosten kunnen ontstaan voor Microsoft Purview Information Protection of externe beveiligingstools. Budget ook tijd in voor training en het opzetten van governance-processen.
Hoe zorg ik ervoor dat Copilot geen data gebruikt van voormalige medewerkers?
Implementeer een duidelijk offboarding-proces waarbij accounts worden gedeactiveerd en data wordt overgedragen of gearchiveerd. Gebruik retention policies om te bepalen hoe lang persoonlijke data beschikbaar blijft. Controleer regelmatig of gedeelde documenten en Teams-gesprekken nog steeds relevante eigenaren hebben.