Nee, je kunt Microsoft Copilot niet volledig gebruiken zonder enige data te delen met Microsoft. Het systeem heeft toegang tot je documenten en communicatie nodig om te functioneren, maar je kunt wel bepalen hoeveel en welke data je deelt. Door privacy-instellingen aan te passen en bewuste keuzes te maken, behoud je meer controle over je bedrijfsgegevens.
Hoe werkt Microsoft Copilot eigenlijk met je data?
Microsoft Copilot verwerkt je bedrijfsdata op verschillende manieren, afhankelijk van welke versie je gebruikt. Bij Copilot voor Microsoft 365 blijven je gegevens binnen je eigen tenant en worden ze niet gebruikt voor het trainen van het onderliggende AI-model. De tool krijgt wel toegang tot je e-mails, documenten, chats en agenda-items om contextuele hulp te bieden.
Wanneer je Copilot een vraag stelt, analyseert het systeem relevante documenten in je organisatie om een passend antwoord te formuleren. Deze verwerking gebeurt in real time en de specifieke inhoud van je documenten wordt niet permanent opgeslagen door Microsoft voor trainingsdoeleinden. Wel houdt Microsoft metadata bij over hoe je de service gebruikt.
Het belangrijkste verschil zit tussen Copilot in commerciële omgevingen en gratis versies. De gratis versie van Copilot kan je conversaties wel gebruiken om de AI te verbeteren. Voor zakelijk gebruik krijg je daarom betere privacygaranties, maar volledig zonder data-uitwisseling werkt het systeem niet.
Welke privacy-instellingen kun je aanpassen in Microsoft Copilot?
Je kunt verschillende privacy-instellingen aanpassen om je datadeling met Microsoft Copilot te beperken. In het Microsoft 365 Admin Center vind je opties om te bepalen welke services Copilot mag gebruiken en welke data het mag analyseren. Je kunt bijvoorbeeld de toegang tot specifieke SharePoint-sites of Teams-kanalen uitschakelen.
Een belangrijke instelling is de chat history. Je kunt ervoor kiezen om gesprekken met Copilot niet op te slaan, waardoor er geen historische data wordt bijgehouden van je interacties. Ook kun je bepalen of Copilot toegang krijgt tot je e-mails, agenda of specifieke documenten door de machtigingen per applicatie in te stellen.
Voor organisaties is er de mogelijkheid om Copilot volledig uit te schakelen voor bepaalde gebruikersgroepen of afdelingen. Dit doe je via groepsbeleid of door licenties selectief toe te wijzen. Houd er rekening mee dat het beperken van datatoegang de functionaliteit van Copilot vermindert: minder data betekent minder accurate en nuttige suggesties.
Wat zijn de risico’s van data delen met Microsoft AI?
Het delen van bedrijfsdata met Microsoft AI brengt verschillende beveiligingsrisico’s met zich mee, vooral voor het mkb. Het grootste risico is dat gevoelige bedrijfsinformatie mogelijk toegankelijk wordt voor Microsoft-medewerkers tijdens onderhoud of bij technische problemen. Hoewel Microsoft sterke beveiligingsmaatregelen heeft, blijf je afhankelijk van hun systemen en processen.
Voor compliance is dit relevant als je werkt met persoonsgegevens (AVG) of andere gevoelige informatie. Je moet kunnen aantonen waar je data naartoe gaat en hoe deze wordt verwerkt. Microsoft biedt wel compliancecertificaten, maar je blijft als bedrijf verantwoordelijk voor de data die je deelt.
Een praktisch risico is vendor lock-in. Hoe meer je bedrijfsprocessen afhankelijk worden van Microsoft Copilot, hoe moeilijker het wordt om later over te stappen naar alternatieven. Ook kunnen wijzigingen in de voorwaarden of prijzen van Microsoft direct impact hebben op je bedrijfsvoering. Voor het mkb is het daarom verstandig om niet alle kritieke processen afhankelijk te maken van één AI-provider.
Welke alternatieven bestaan er voor Microsoft Copilot?
Er bestaan verschillende alternatieven voor Microsoft Copilot die minder of geen datadeling met externe partijen vereisen. On-premise AI-oplossingen, zoals lokaal geïnstalleerde taalmodellen, geven je volledige controle over je data. Deze draaien op je eigen servers en sturen geen informatie naar externe providers.
Open-sourcealternatieven zoals Ollama of LocalAI bieden vergelijkbare functionaliteit zonder vendor lock-in. Je kunt deze tools installeren op je eigen infrastructuur en aanpassen aan je specifieke behoeften. Het vereist wel meer technische kennis en onderhoud dan cloudgebaseerde oplossingen.
Hybride oplossingen combineren het beste van beide werelden. Je kunt bijvoorbeeld lokale AI gebruiken voor gevoelige data en cloudservices voor minder kritieke taken. Ook zijn er gespecialiseerde providers die zich richten op privacy-first AI, waarbij dataverwerking transparanter en meer onder jouw controle blijft.
Voor de praktische implementatie is het belangrijk om je huidige IT-infrastructuur en expertise te evalueren. Lokale oplossingen vragen meer van je IT-team, maar geven je volledige controle. Als je twijfelt over de beste aanpak voor jouw organisatie, kun je altijd contact met ons opnemen voor advies over AI-implementatie die past bij jouw privacy-eisen en technische mogelijkheden.
Veelgestelde vragen
Kan ik Microsoft Copilot gebruiken voor vertrouwelijke documenten zonder risico?
Voor zeer vertrouwelijke documenten raden we aan om eerst een risicoanalyse te maken. Hoewel Microsoft sterke beveiligingsgaranties biedt voor commerciële accounts, blijft er altijd een theoretisch risico bestaan. Overweeg voor staatsgeheimen of bedrijfskritieke IP om deze documenten uit te sluiten van Copilot-toegang via de privacy-instellingen.
Hoe begin ik met het implementeren van privacy-first AI in mijn mkb-bedrijf?
Start met een inventarisatie van je huidige datasystemen en bepaal welke informatie echt gevoelig is. Begin klein met een lokale AI-oplossing zoals Ollama voor één specifieke use case. Zorg dat je IT-team training krijgt en evalueer na 3 maanden of de oplossing voldoet aan je privacy-eisen en gebruiksverwachtingen.
Wat gebeurt er met mijn data als Microsoft de voorwaarden wijzigt?
Bij wijzigingen in de voorwaarden krijg je meestal 30-90 dagen de tijd om te reageren. Je data blijft eigendom van jouw organisatie, maar de verwerkingsvoorwaarden kunnen veranderen. Houd daarom altijd een exit-strategie paraat en maak regelmatig backups van kritieke data die je eventueel naar andere systemen kunt migreren.
Welke kosten zijn verbonden aan het zelf hosten van AI-alternatieven?
De kosten variëren sterk afhankelijk van je behoeften. Voor een kleine implementatie met Ollama reken je op €500-2000 per maand voor hardware en onderhoud. Grotere oplossingen kunnen €5000-15000 per maand kosten. Vergeet niet de kosten voor IT-expertise en training mee te rekenen - dit kan 20-40% van je totale investering uitmaken.
Hoe kan ik controleren welke data Microsoft Copilot precies gebruikt?
In het Microsoft 365 Admin Center kun je onder 'Privacy' en 'Data Governance' inzicht krijgen in welke services Copilot gebruikt. Via de audit logs zie je welke documenten zijn geraadpleegd. Voor meer transparantie kun je ook Data Subject Requests indienen bij Microsoft om te zien welke metadata over je organisatie wordt bijgehouden.
Is het mogelijk om Copilot tijdelijk uit te schakelen voor specifieke projecten?
Ja, je kunt Copilot per gebruikersgroep of zelfs per project uitschakelen via Azure Active Directory-groepen. Maak een beveiligingsgroep aan voor gevoelige projecten en sluit deze uit van Copilot-licenties. Dit geeft je flexibiliteit om per situatie te bepalen of AI-ondersteuning gewenst is zonder je hele organisatie te beperken.