Microsoft Copilot slaat je gegevens op binnen je eigen Microsoft 365-omgeving, in regionale datacenters die voldoen aan lokale wetgeving. Je bedrijfsgegevens blijven gescheiden van andere organisaties en worden beveiligd met enterprise-grade-encryptie. Als mkb behoud je volledige controle over toegangsrechten, data governance en compliance-instellingen.
Waar slaat Microsoft Copilot je gegevens precies op?
Microsoft Copilot bewaart je gegevens binnen je eigen Microsoft 365-tenant, niet op aparte servers. Dit betekent dat alle informatie die Copilot gebruikt, binnen jouw bedrijfsomgeving blijft en gescheiden is van andere organisaties. Je gegevens worden opgeslagen in Microsofts regionale datacenters, waarbij de locatie afhangt van waar je Microsoft 365-abonnement is geregistreerd.
Voor Nederlandse bedrijven worden gegevens meestal opgeslagen in datacenters binnen Europa, vaak in Nederland of Ierland. Microsoft houdt zich aan de AVG-wetgeving en andere lokale privacyregels. De exacte datacenterlocatie kun je terugvinden in je Microsoft 365-beheercentrum onder de compliance-instellingen.
Belangrijk om te weten is dat Copilot geen kopieën van je gegevens maakt voor training of andere doeleinden. Het systeem werkt realtime met je bestaande bestanden, e-mails en documenten. Wanneer je Copilot uitschakelt, heeft het geen toegang meer tot je bedrijfsinformatie.
Je kunt de datalocatie controleren door in je Microsoft 365-beheercentrum te kijken bij ‘Organisatie-instellingen’ en vervolgens ‘Organisatieprofiel’. Hier zie je in welke regio je gegevens worden opgeslagen en welke compliancecertificeringen van toepassing zijn.
Welke gegevens gebruikt Copilot en hoe worden ze beveiligd?
Microsoft Copilot heeft toegang tot je e-mails, documenten, Teams-chats, agenda-items en andere bestanden binnen je Microsoft 365-omgeving. Het gebruikt deze informatie alleen om je vragen te beantwoorden en taken uit te voeren die je opgeeft. Alle gegevens worden beveiligd met AES-256-encryptie, zowel tijdens opslag als transport.
De beveiligingsprotocollen die Microsoft hanteert, zijn dezelfde als voor je hele Microsoft 365-omgeving. Dit omvat multifactorauthenticatie, toegangscontroles en continue monitoring van verdachte activiteiten. Copilot respecteert alle bestaande permissies: het kan alleen informatie zien waartoe je zelf ook toegang hebt.
Microsoft gebruikt je bedrijfsgegevens niet om zijn AI-modellen te trainen. Je gesprekken met Copilot worden wel tijdelijk opgeslagen voor technische doeleinden, maar deze worden automatisch verwijderd na 30 dagen. Je kunt dit aanpassen in de privacy-instellingen van je organisatie.
Voor extra beveiliging kun je specifieke gegevenstypen uitsluiten van Copilot-toegang. Dit doe je via de Microsoft Purview-instellingen, waar je gevoelige informatie kunt labelen en beschermen tegen AI-verwerking.
Hoe behoud je controle over je Copilot-gegevens als mkb?
Als mkb-beheerder stel je data governance in via het Microsoft 365-beheercentrum. Hier bepaal je wie Copilot mag gebruiken, welke gegevens toegankelijk zijn en hoe lang gespreksgeschiedenis wordt bewaard. Begin met het toewijzen van Copilot-licenties aan specifieke medewerkers in plaats van aan iedereen.
Gebruikersrechten beheer je door beveiligingsgroepen aan te maken met verschillende toegangsniveaus. Je kunt bijvoorbeeld een groep maken voor managers die toegang hebben tot alle bedrijfsgegevens, en een aparte groep voor medewerkers met beperkte toegang. Dit regel je onder ‘Gebruikers’ in het beheercentrum.
Auditlogs zijn belangrijk voor compliance. Schakel deze in via het Microsoft Purview-compliancecentrum. Hier zie je precies welke medewerker wanneer welke informatie heeft opgevraagd via Copilot. Deze logs bewaar je volgens je bedrijfsbeleid, meestal minimaal één jaar.
Best practices voor kleinere bedrijven zijn het instellen van automatische waarschuwingen bij ongebruikelijke activiteit en het regelmatig controleren van toegangsrechten. Plan maandelijks een controle van wie nog actief is en pas rechten aan wanneer medewerkers van functie wisselen.
Voor vragen over Microsoft Copilot-implementatie en -beveiliging in jouw mkb-omgeving kun je contact met ons opnemen. Wij helpen je graag met het veilig inrichten van je Microsoft 365-omgeving, zodat je alle voordelen van AI kunt benutten zonder zorgen over je gegevensveiligheid. Neem contact op voor persoonlijk advies over jouw situatie.
Veelgestelde vragen
Kan ik bepaalde gevoelige documenten uitsluiten van Copilot-toegang?
Ja, via Microsoft Purview kun je gevoelige bestanden labelen en beschermen tegen AI-verwerking. Je kunt bijvoorbeeld financiële rapporten, HR-documenten of contracten markeren als 'vertrouwelijk' zodat Copilot hier geen toegang toe heeft. Dit stel je in onder 'Informatiebeveiliging' in het Microsoft Purview-compliancecentrum.
Wat gebeurt er met mijn Copilot-gegevens als ik mijn Microsoft 365-abonnement opzeg?
Bij opzegging van je abonnement worden alle Copilot-gespreksgeschiedenissen en tijdelijke gegevens automatisch verwijderd volgens Microsofts standaard retentiebeleid. Je originele bestanden en e-mails blijven beschikbaar tijdens de gebruikelijke grace period van 90 dagen, waarna alles definitief wordt gewist tenzij je een nieuwe licentie activeert.
Hoe kan ik als kleine ondernemer controleren of mijn medewerkers Copilot correct gebruiken?
Gebruik de activiteitenrapporten in het Microsoft 365-beheercentrum om Copilot-gebruik te monitoren. Je ziet hier welke medewerkers wanneer Copilot hebben gebruikt en voor welke taken. Stel daarnaast duidelijke richtlijnen op over wat wel en niet mag worden gevraagd aan Copilot, vooral bij gevoelige bedrijfsinformatie.
Is er een verschil in gegevensbeveiliging tussen Copilot voor Microsoft 365 en gratis ChatGPT?
Ja, er is een groot verschil. Copilot voor Microsoft 365 werkt binnen jouw beveiligde bedrijfsomgeving en gebruikt geen gegevens voor AI-training. ChatGPT kan ingevoerde informatie wel gebruiken voor modelverbetering. Voor zakelijk gebruik is Copilot daarom veel veiliger omdat je bedrijfsgegevens gescheiden blijven van openbare AI-systemen.
Kan ik Copilot tijdelijk uitschakelen voor specifieke projecten of periodes?
Ja, je kunt Copilot-toegang per gebruiker of per groep in- en uitschakelen via het beheercentrum. Dit is handig tijdens gevoelige projecten of bij externe audits. Je kunt ook specifieke Microsoft 365-apps uitsluiten van Copilot-functionaliteit, bijvoorbeeld alleen Teams of alleen Outlook blokkeren terwijl Word wel beschikbaar blijft.
Welke eerste stap moet ik nemen voordat ik Copilot implementeer in mijn mkb?
Begin met het inventariseren van je huidige gegevensstructuur en toegangsrechten in Microsoft 365. Controleer welke medewerkers toegang hebben tot welke bestanden en mappen. Maak vervolgens een plan voor geleidelijke uitrol: start met een kleine testgroep, stel duidelijke gebruiksrichtlijnen op, en train je medewerkers over veilig AI-gebruik voordat je Copilot breder implementeert.