Bij een nieuwe digitale werkplek hoort standaard een combinatie van hardware, software, toegangsrechten en beveiligingsinstellingen die samen zorgen dat een medewerker direct productief kan werken. Welke onderdelen dat precies zijn, hangt af van de werkplek: lokaal, in de cloud of een combinatie van beide. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het inrichten van een complete digitale werkplek.
Welke hardware hoort standaard bij een digitale werkplek?
Een standaard digitale werkplek bestaat minimaal uit een computer of laptop, een beeldscherm, invoerapparatuur zoals een toetsenbord en muis, en een stabiele internetverbinding. Afhankelijk van de functie komen daar een headset, webcam, printer of een tweede beeldscherm bij. Dit zijn de basisonderdelen zonder welke een medewerker simpelweg niet aan de slag kan.
De exacte hardwarekeuze hangt sterk af van het type werk. Een medewerker die veel videovergadert, heeft baat bij een kwalitatieve webcam en headset. Iemand die werkt met grafisch intensieve programma’s heeft een krachtiger systeem nodig dan iemand die voornamelijk e-mails verwerkt. Denk bij het samenstellen van een werkplek altijd vanuit de dagelijkse taken van de gebruiker, niet vanuit de goedkoopste optie.
Vergeet ook de randapparatuur niet die minder zichtbaar is maar net zo belangrijk: een UPS (noodstroomvoorziening) voor servers, een dockingstation voor laptopgebruikers of een netwerkswitch voor een stabiele bedrade verbinding. Dit soort componenten bepaalt mede hoe betrouwbaar een werkplek functioneert.
Welke software en licenties zijn onmisbaar voor elke medewerker?
Elke digitale werkplek heeft minimaal een besturingssysteem, een kantoorpakket voor documenten en communicatie, en beveiligingssoftware zoals een virusscanner nodig. Voor de meeste organisaties is Microsoft 365 de standaard, omdat het e-mail, agenda, Teams en Office-applicaties combineert in één licentie. Zonder de juiste licenties werkt de software niet legaal of niet volledig.
Naast deze basislicenties zijn er vrijwel altijd branchespecifieke applicaties nodig, zoals boekhoudsoftware, een CRM-systeem of een ERP-pakket. Het is belangrijk om bij het inrichten van een nieuwe werkplek vooraf in kaart te brengen welke applicaties de medewerker nodig heeft, zodat alle licenties op tijd zijn geregeld en de software correct is geïnstalleerd en geconfigureerd.
Let ook op het verschil tussen een gebruikerslicentie en een apparaatlicentie. Bij thuiswerkers of medewerkers die op meerdere apparaten inloggen, is een gebruikerslicentie doorgaans de betere keuze. Een goede ICT-partner helpt bij het kiezen van de juiste licentievorm zodat je niet te weinig betaalt maar ook niet onnodig te veel.
Wat is het verschil tussen een lokale werkplek en een hosted werkplek?
Bij een lokale werkplek draait alle software op het apparaat zelf of op een server op kantoor. Bij een hosted werkplek, ook wel een virtuele werkplek of cloudwerkplek genoemd, draait de omgeving op servers op afstand en logt de medewerker in via internet. Het grootste praktische verschil is flexibiliteit: een hosted werkplek is overal en op elk apparaat toegankelijk.
Voordelen van een lokale werkplek
Een lokale werkplek werkt ook zonder internetverbinding, wat in bepaalde omgevingen een vereiste is. De prestaties zijn doorgaans stabiel omdat ze niet afhankelijk zijn van de kwaliteit van de internetverbinding. Voor organisaties met specifieke software die niet cloudcompatibel is, kan dit nog steeds de meest praktische keuze zijn.
Voordelen van een hosted werkplek
Een hosted werkplek in de cloud groeit mee met de organisatie: een nieuwe medewerker toevoegen of een werkplek tijdelijk opschalen is eenvoudiger dan bij een lokale infrastructuur. Beheer, updates en beveiliging worden centraal geregeld, wat de beheerslast voor de organisatie verlaagt. Voor MKB-organisaties met flexibele werkplekken of medewerkers die regelmatig op afstand werken, is dit vaak de meest toekomstbestendige keuze.
Hoe zorg je voor veilige toegang tot een digitale werkplek?
Veilige toegang tot een digitale werkplek vereist minimaal een sterk wachtwoord in combinatie met meervoudige verificatie, ook wel MFA of tweefactorauthenticatie genoemd. Daarmee voorkom je dat een gestolen wachtwoord direct leidt tot ongeautoriseerde toegang. Aanvullende maatregelen zoals een VPN-verbinding, apparaatbeheer en toegangsrechten op basis van functie maken de beveiliging completer.
Toegangsrechten moeten altijd worden ingericht op basis van het principe van minimale rechten: een medewerker krijgt alleen toegang tot de systemen en bestanden die hij of zij daadwerkelijk nodig heeft. Dit beperkt de schade bij een eventueel beveiligingsincident. Zorg er ook voor dat accounts van vertrokken medewerkers direct worden geblokkeerd of verwijderd.
Voor organisaties die met gevoelige gegevens werken, is het verstandig om ook apparaatbeheer in te richten via een Mobile Device Management (MDM)-oplossing. Hiermee kun je apparaten op afstand beheren, beveiligingsupdates afdwingen en bij verlies of diefstal een apparaat op afstand wissen.
Wat regelt een ICT-partner bij het inrichten van een nieuwe werkplek?
Een ICT-partner regelt bij het inrichten van een nieuwe werkplek alles van hardwareselectie en levering tot installatie van het besturingssysteem, configuratie van software, inrichting van accounts en toegangsrechten, en koppeling met bestaande systemen. Het doel is dat een nieuwe medewerker op dag één direct aan de slag kan zonder technische obstakels.
Concreet omvat dit doorgaans de volgende stappen:
- Inventarisatie van de benodigde hardware en software op basis van de functie
- Bestelling, levering en fysieke installatie van apparatuur
- Installatie en configuratie van het besturingssysteem en alle benodigde applicaties
- Aanmaken van gebruikersaccounts en toewijzen van de juiste toegangsrechten
- Koppeling met e-mail, agenda, netwerk en eventuele branchespecifieke systemen
- Testen van de werkplek voordat de medewerker ermee aan de slag gaat
De kosten van ICT uitbesteden wegen voor veel MKB-organisaties ruimschoots op tegen de tijd en kennis die intern nodig zijn om dit goed te regelen. Een ervaren ICT-partner voorkomt fouten bij de inrichting die later voor problemen zorgen.
Wanneer is een digitale werkplek klaar voor gebruik?
Een digitale werkplek is klaar voor gebruik wanneer alle hardware functioneert, alle benodigde software is geïnstalleerd en geconfigureerd, de gebruikersaccounts zijn aangemaakt met de juiste rechten en de beveiliging is ingesteld. Pas als al deze onderdelen zijn getest en correct werken, is de werkplek echt gereed. Een half ingerichte werkplek kost meer tijd dan het oplevert.
Een goede eindcontrole omvat het testen van de internetverbinding, het inloggen met het account van de nieuwe medewerker, het openen van alle benodigde applicaties en het controleren of printers en andere randapparatuur correct zijn gekoppeld. Pas als dit alles werkt, is de werkplek klaar voor gebruik.
Hoe Nieuwenborg helpt bij het inrichten van een nieuwe digitale werkplek
Wij nemen bij Nieuwenborg het volledige proces van werkplekinrichting uit handen, van de eerste inventarisatie tot het moment dat een nieuwe collega probleemloos kan inloggen. Of het nu gaat om een lokale werkplek op kantoor of een hosted cloudwerkplek die overal toegankelijk is, wij zorgen dat alles klopt. Wat wij concreet regelen:
- Advies over de juiste hardware en software op basis van de functie en het budget
- Levering, installatie en configuratie van de volledige werkplek
- Inrichting van gebruikersaccounts, toegangsrechten en beveiligingsinstellingen
- Koppeling met bestaande systemen, netwerken en cloudoplossingen
- Eindtest zodat de werkplek op dag één volledig functioneert
- 24/7 bereikbare helpdesk voor ondersteuning na de oplevering
Wij spreken gewone mensentaal en denken altijd mee vanuit de praktijk van jouw organisatie. Wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen bij het klaarmaken van een werkplek voor een nieuwe collega? Neem contact met ons op en we bespreken het graag vrijblijvend.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het gemiddeld om een nieuwe digitale werkplek volledig in te richten?
De doorlooptijd hangt af van de complexiteit van de werkplek en de beschikbaarheid van hardware, maar reken gemiddeld op één tot drie werkdagen voor een standaard werkplek. Bij maatwerkconfiguraties, specifieke branchesoftware of grote aantallen werkplekken tegelijk kan dit oplopen. Een goede ICT-partner plant de inrichting ruim van tevoren zodat alles klaar is vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerker.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het inrichten van een nieuwe werkplek?
De meest voorkomende fouten zijn: licenties te laat aanvragen waardoor software niet beschikbaar is op dag één, toegangsrechten te ruim instellen vanwege gemak, en vergeten om randapparatuur zoals printers of een tweede beeldscherm te testen. Ook wordt de koppeling met branchespecifieke systemen regelmatig over het hoofd gezien totdat de medewerker er zelf tegenaan loopt. Een gestructureerde checklist en eindtest voorkomen de meeste van deze problemen.
Kan een bestaande werkplek worden omgezet naar een hosted cloudwerkplek zonder dataverlies?
Ja, een migratie van een lokale naar een hosted werkplek is mogelijk zonder dataverlies, mits dit zorgvuldig wordt voorbereid. Bestanden, e-mailhistorie en instellingen worden daarbij overgezet naar de cloudomgeving voordat de oude werkplek wordt afgesloten. Het is sterk aan te raden dit te laten uitvoeren door een ervaren ICT-partner die een migratiestrategie opstelt en een terugvaloptie inbouwt voor het geval er iets misgaat.
Hoe ga ik om met de digitale werkplek van een medewerker die uit dienst gaat?
Bij uitdiensttreding moet het gebruikersaccount direct worden geblokkeerd of verwijderd om ongeautoriseerde toegang te voorkomen, ook als de medewerker al vertrokken is. Zorg daarnaast voor een overdracht van bestanden en e-maildata naar een collega of centrale opslag, en trek alle licenties en toegangsrechten in. Leg dit proces vast in een offboarding-procedure zodat het bij elke uitdiensttreding gestructureerd en volledig wordt uitgevoerd.
Is MFA verplicht voor elke medewerker, ook voor interne systemen op kantoor?
Hoewel MFA wettelijk niet in alle gevallen verplicht is, wordt het voor alle medewerkers en alle systemen sterk aanbevolen, ook voor interne toepassingen op kantoor. Cyberdreigingen komen niet alleen van buiten: ook intern kunnen accounts worden misbruikt bij een phishingaanval of een gelekt wachtwoord. Veel cyberverzekeraars stellen MFA bovendien als voorwaarde voor dekking, wat het invoeren ervan ook financieel verstandig maakt.
Wat is het verschil tussen een apparaatlicentie en een gebruikerslicentie, en welke kies ik?
Een apparaatlicentie is gekoppeld aan één specifiek apparaat en mag door meerdere gebruikers op dat apparaat worden gebruikt, terwijl een gebruikerslicentie gekoppeld is aan één persoon die de software op meerdere apparaten mag gebruiken. Voor medewerkers die thuis en op kantoor werken of die op zowel een laptop als een desktop inloggen, is een gebruikerslicentie vrijwel altijd de betere en flexibelere keuze. Twijfel je welke vorm het meest kostenefficiënt is voor jouw situatie? Een ICT-partner kan dit snel voor je doorrekenen op basis van het aantal gebruikers en apparaten.
Hoe schaal ik snel op als er meerdere nieuwe medewerkers tegelijk starten?
Bij een hosted cloudwerkplek is opschalen relatief eenvoudig: extra werkplekken worden centraal aangemaakt en zijn snel beschikbaar zonder dat er nieuwe hardware hoeft te worden geïnstalleerd. Bij lokale werkplekken is tijdige planning essentieel, omdat hardware besteld, geleverd en geconfigureerd moet worden, wat afhankelijk van de markt meerdere weken kan duren. Spreek bij een verwachte groei altijd tijdig met je ICT-partner af zodat er een stappenplan klaarligt en leveringstijden geen obstakel vormen.
Benieuwd wat Nieuwenborg voor jouw bedrijf kan betekenen?
Overweeg je om je ICT (gedeeltelijk) uit te besteden? Of wil je weten wat de kosten zijn van werken in de cloud?