Om Microsoft Copilot te kunnen gebruiken, heb je een Microsoft 365 Business Premium-, Enterprise E3- of Enterprise E5-licentie nodig. Copilot is een aparte add-on die je toevoegt aan je bestaande abonnement voor ongeveer € 30 per gebruiker per maand. De gratis versie in Office.com biedt beperkte functionaliteit vergeleken met de volledige Copilot-ervaring in betaalde abonnementen.
Welke Microsoft 365-licenties ondersteunen Copilot eigenlijk?
Microsoft Copilot werkt alleen met specifieke Microsoft 365-abonnementen. Je hebt Microsoft 365 Business Premium, Enterprise E3 of Enterprise E5 nodig om Copilot als add-on te kunnen toevoegen. Deze licenties bevatten de benodigde beveiligings- en compliancefuncties die Copilot vereist.
Business Standard en andere goedkopere abonnementen ondersteunen Copilot niet. Dit komt doordat Copilot toegang nodig heeft tot geavanceerde Microsoft Graph-functies en beveiliging op enterpriseniveau. Je organisatie moet ook aan bepaalde compliancevereisten voldoen voordat je Copilot kunt activeren.
Voor Enterprise E5-gebruikers gelden er soms speciale voorwaarden en is er vroege toegang tot nieuwe Copilot-functies. E3-gebruikers krijgen dezelfde basisfunctionaliteit, maar mogelijk later toegang tot experimentele features.
Hoeveel kost het om Copilot toe te voegen aan je huidige Microsoft 365-abonnement?
Copilot kost ongeveer € 30 per gebruiker per maand boven op je bestaande Microsoft 365-licentie. Dit is een vaste prijs voor Business Premium-, Enterprise E3- en Enterprise E5-abonnementen. Je betaalt dus je normale abonnementskosten plus de Copilot-add-on.
Voor een bedrijf met 10 gebruikers betekent dit € 300 extra per maand. Copilot wordt per gebruiker gefactureerd, dus je kunt het selectief uitrollen naar specifieke medewerkers. Je hoeft niet voor alle gebruikers tegelijk Copilot aan te schaffen.
De kosten zijn hetzelfde, ongeacht welke ondersteunde licentie je hebt. Een Business Premium-gebruiker betaalt evenveel voor Copilot als een Enterprise E5-gebruiker. Microsoft biedt soms kortingen voor jaarlijkse betalingen of grote organisaties.
Wat is het verschil tussen Copilot in gratis Office-apps en betaalde versies?
De gratis Copilot in Office.com biedt basisfunctionaliteit, zoals tekst genereren en eenvoudige suggesties. De betaalde versie in Microsoft 365-abonnementen heeft toegang tot je organisatiedata, kan e-mails analyseren, Teams-gesprekken samenvatten en werkt met al je documenten en bestanden.
De gratis Copilot werkt alleen in de webbrowser en heeft geen toegang tot je bedrijfsdata of OneDrive-bestanden. Het kan geen gepersonaliseerde content maken op basis van je werk of organisatie. Ook mist het geavanceerde functies, zoals automatische vergadersamenvattingen in Teams.
De betaalde versie integreert volledig met Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint. Deze versie leert van je werkpatronen en kan complexe taken uitvoeren, zoals data-analyse in Excel of presentaties maken op basis van je bestaande documenten. Daarnaast respecteert deze versie ook het beveiligingsbeleid van je organisatie.
Hoe upgrade je je huidige Microsoft 365-licentie voor Copilot?
Je upgrade naar Copilot door eerst te controleren of je een ondersteunde licentie hebt en vervolgens de Copilot-add-on toe te voegen via het Microsoft 365-beheercentrum. Als je Business Standard hebt, moet je eerst upgraden naar Business Premium. Je bestaande data en instellingen blijven intact tijdens het upgradeproces.
Start in het Microsoft 365-beheercentrum onder ‘Facturering’ en ‘Services aanschaffen’. Zoek naar ‘Copilot for Microsoft 365’ en selecteer het aantal licenties dat je nodig hebt. De activering duurt meestal 24 tot 48 uur voordat alle functies beschikbaar zijn.
Plan de upgrade buiten kantooruren om verstoringen te minimaliseren. Informeer je medewerkers van tevoren over de nieuwe functies en bied eventueel training aan. Test Copilot eerst met een kleine groep gebruikers voordat je het voor iedereen activeert.
Heb je vragen over welke Microsoft 365-licentie het beste bij jouw organisatie past, of wil je hulp bij de upgrade naar Copilot? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over de beste Microsoft Copilot-strategie voor jouw bedrijf.
Veelgestelde vragen
Kan ik Copilot uitproberen voordat ik het voor mijn hele organisatie aanschaf?
Ja, Microsoft biedt vaak proefperiodes van 30 dagen aan voor Copilot. Je kunt ook beginnen met een beperkt aantal licenties voor een testgroep van bijvoorbeeld 5-10 gebruikers om de waarde te evalueren voordat je het uitrolt naar je hele organisatie.
Wat gebeurt er met mijn data als ik Copilot gebruik - blijft dit privé?
Ja, jouw bedrijfsdata blijft volledig privé en wordt niet gebruikt om Copilot's AI-modellen te trainen. Microsoft heeft strikte databeveiliging geïmplementeerd waarbij Copilot alleen toegang heeft tot data waartoe de gebruiker al toegang heeft binnen je organisatie.
Kan ik Copilot voor sommige gebruikers uitschakelen maar wel de licentie behouden?
Ja, als beheerder kun je Copilot-functies per gebruiker of per applicatie uitschakelen via het Microsoft 365-beheercentrum, ook als ze een actieve licentie hebben. Dit is handig voor geleidelijke uitrol of voor gebruikers die nog training nodig hebben.
Werkt Copilot ook met oudere versies van Office-applicaties?
Nee, Copilot vereist de nieuwste versies van Microsoft 365-apps. Desktop-versies van Office 2019 of ouder ondersteunen Copilot niet. Je hebt de cloud-gebaseerde Microsoft 365-apps nodig die automatisch worden bijgewerkt.
Hoe lang duurt het voordat medewerkers productief zijn met Copilot?
De meeste gebruikers zijn binnen 1-2 weken productief met basisfuncties zoals tekst genereren en e-mail schrijven. Voor geavanceerde functies zoals data-analyse in Excel of complexe automatisering duurt het meestal 4-6 weken met goede training en ondersteuning.
Kan ik Copilot-licenties tussentijds opzeggen of het aantal aanpassen?
Ja, je kunt het aantal Copilot-licenties maandelijks aanpassen via het beheercentrum. Bij opzegging blijven functies actief tot het einde van de betaalde periode. Let wel op eventuele minimale contractperiodes die je hebt afgesproken.
Welke training hebben medewerkers nodig om Copilot effectief te gebruiken?
Microsoft biedt gratis online trainingsmodules en webinars aan. Plan minimaal 2-4 uur training per gebruiker in, gefocust op hun specifieke werkzaamheden. Praktische workshops waarin medewerkers met hun eigen documenten oefenen zijn het meest effectief.