Microsoft Copilot heeft verschillende privacy instellingen die je kunt configureren om de data van je bedrijf te beschermen. De belangrijkste instellingen omvatten toegangscontroles, data opslag opties, en gebruikersrechten beheer. Deze instellingen helpen je om te bepalen welke informatie Copilot kan gebruiken en hoe je bedrijfsdata wordt behandeld binnen de Microsoft 365 omgeving.
Wat zijn de belangrijkste privacy instellingen van Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot biedt verschillende privacy controles die je als beheerder kunt instellen. De kernopties zijn data residency (waar je data wordt opgeslagen), toegangsrechten per gebruiker, en controle over welke Microsoft 365 apps Copilot mag gebruiken. Je kunt ook instellen of Copilot data mag gebruiken voor model training.
De admin console geeft je toegang tot deze instellingen via het Microsoft 365 beheercentrum. Hier vind je opties voor het beperken van data toegang tot specifieke SharePoint sites, het uitsluiten van gevoelige documenten, en het instellen van retention policies voor Copilot interacties.
Voor MKB-bedrijven zijn de belangrijkste instellingen meestal de toegangscontroles per afdeling en het uitsluiten van vertrouwelijke bestanden. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat Copilot geen toegang heeft tot HR-documenten of financiële rapporten. Ook kun je bepalen welke medewerkers überhaupt toegang krijgen tot Copilot binnen jullie organisatie.
Hoe stel je Microsoft Copilot veilig in voor je bedrijf?
Begin met het Microsoft 365 beheercentrum waar je naar de Copilot instellingen navigeert. Ga naar Instellingen > Geïntegreerde apps > Microsoft Copilot. Hier kun je de basis privacy opties configureren zonder technische kennis. De interface is ontworpen om ook niet-technische beheerders te helpen.
Volg deze stappen voor een veilige configuratie:
- Stel gebruikersgroepen in die toegang krijgen tot Copilot
- Configureer welke data bronnen Copilot mag raadplegen
- Schakel data processing voor model training uit als je dit niet wilt
- Stel retention policies in voor chat geschiedenis
- Configureer audit logging om gebruik te monitoren
Test de instellingen met een kleine groep gebruikers voordat je Copilot breed uitrolt. Dit helpt je om eventuele privacy problemen te identificeren voordat alle medewerkers toegang krijgen. Documenteer je keuzes zodat je later kunt uitleggen waarom bepaalde instellingen zijn gekozen.
Welke bedrijfsdata heeft Microsoft Copilot toegang tot?
Microsoft Copilot krijgt standaard toegang tot alle Microsoft 365 data waar een gebruiker normaal ook toegang toe heeft. Dit omvat emails in Outlook, bestanden in SharePoint en OneDrive, Teams chats, en documenten in Word, Excel en PowerPoint. Copilot respecteert bestaande toegangsrechten, maar kan wel alle toegankelijke informatie combineren.
De AI gebruikt deze data om contextuele antwoorden te geven en taken uit te voeren. Belangrijk om te weten is dat Copilot standaard geen data gebruikt voor het trainen van Microsoft’s AI modellen, tenzij je dit expliciet toestaat. Je bedrijfsdata blijft binnen je eigen tenant environment.
Je kunt de toegang beperken door:
- Gevoelige documenten te markeren met sensitivity labels
- Specifieke SharePoint sites uit te sluiten van Copilot toegang
- Information barriers in te stellen tussen afdelingen
- Data loss prevention policies te configureren
Houd er rekening mee dat Copilot zeer krachtig is in het combineren van informatie uit verschillende bronnen. Data die apart onschuldig lijkt, kan samen gevoelige inzichten opleveren.
Wat moet je weten over Copilot en AVG-compliance?
Microsoft Copilot voldoet aan AVG-regelgeving doordat Microsoft optreedt als data processor en jouw organisatie de data controller blijft. Dit betekent dat je verantwoordelijk blijft voor het rechtmatig gebruik van persoonlijke data. Microsoft biedt wel de technische waarborgen die nodig zijn voor compliance.
Voor AVG-compliance met Copilot moet je aandacht besteden aan:
- Transparantie naar medewerkers over het gebruik van AI
- Rechtmatige grondslag voor het verwerken van persoonlijke data
- Data minimalisatie door onnodige toegang te beperken
- Logging en audit trails van Copilot gebruik
- Procedures voor het uitoefenen van betrokkenenrechten
Microsoft biedt data processing agreements en privacy impact assessments die je kunt gebruiken voor je eigen compliance documentatie. Ze hebben ook tools om data subject requests af te handelen, zoals het verwijderen van specifieke data uit Copilot’s context.
Maak een privacy impact assessment voor Copilot implementatie en betrek je privacy officer of juridische afdeling bij de besluitvorming. Documenteer hoe je omgaat met persoonlijke data in AI-interacties.
Hoe krijg je hulp bij het instellen van Copilot privacy voor je bedrijf?
Microsoft biedt verschillende ondersteuningsopties voor het configureren van Copilot privacy instellingen. Je kunt starten met de officiële documentatie en setup guides in het Microsoft 365 beheercentrum. Voor complexere configuraties kun je contact opnemen met Microsoft support of een gecertificeerde partner.
Als MKB-bedrijf kun je ook hulp krijgen van lokale ICT-partners die ervaring hebben met Microsoft 365 implementaties. Zij kennen de specifieke uitdagingen van kleinere organisaties en kunnen helpen bij het maken van praktische keuzes die passen bij je bedrijfsvoering.
We helpen bedrijven regelmatig bij het veilig implementeren van nieuwe Microsoft technologieën. Of je nu hulp nodig hebt bij de technische configuratie of advies wilt over privacy instellingen die passen bij je bedrijf, we denken graag met je mee. Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek over hoe Copilot veilig kan werken binnen jouw organisatie.
Vergeet niet dat een goede implementatie tijd kost. Plan voldoende ruimte in voor testing, training van medewerkers, en het bijstellen van instellingen op basis van praktijkervaring. Privacy is geen eenmalige configuratie, maar vraagt om doorlopende aandacht.