Microsoft Copilot beschermt gevoelige informatie door meerdere beveiligingslagen te gebruiken, waaronder encryptie tijdens opslag en transport, strikte toegangscontroles en rolgebaseerde machtigingen. Je data blijft binnen jouw organisatie en Microsoft heeft geen toegang tot bedrijfsspecifieke content. Door de juiste configuratie kun je Copilot afstemmen op jouw compliance-eisen en beveiligingsbeleid.
Wat is Microsoft Copilot en waarom is beveiliging zo belangrijk?
Microsoft Copilot is een AI-assistent die geïntegreerd is in Microsoft 365-applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint en Teams. Het helpt je bij het maken van documenten, analyseren van data en automatiseren van taken door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie.
Beveiliging is belangrijk omdat Copilot toegang heeft tot jouw bedrijfsdata om nuttige suggesties te kunnen doen. Het kan bijvoorbeeld je e-mails, documenten en vergadernotities analyseren om relevante antwoorden te geven. Voor bedrijven die gevoelige informatie verwerken, zoals financiële gegevens of klantinformatie, roept dit terechte vragen op over privacy en dataveiligheid.
De AI-assistent werkt binnen het bestaande Microsoft 365-ecosysteem, wat betekent dat het dezelfde beveiligingsstandaarden gebruikt als je andere Office-applicaties. Dit geeft je controle over welke informatie toegankelijk is en wie er toegang toe heeft binnen jouw organisatie.
Hoe werkt de encryptie van Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot gebruikt geavanceerde encryptiemethoden om je data te beschermen tijdens alle fasen van verwerking. Je informatie wordt versleuteld wanneer het opgeslagen wordt, tijdens transport tussen systemen en zelfs tijdens de verwerking door de AI.
Voor dataopslag gebruikt Microsoft AES-256 encryptie, een van de sterkste beschikbare methoden. Dit betekent dat je bestanden en gegevens onleesbaar zijn voor iedereen die geen toegang heeft tot de juiste sleutels. Deze sleutels worden apart beheerd en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde systemen.
Tijdens transport wordt alle communicatie tussen jouw apparaat en Microsoft-servers beschermd door TLS-encryptie. Dit voorkomt dat gegevens onderschept kunnen worden door derden. Ook de verwerking binnen Microsoft-datacenters gebeurt in een beveiligde omgeving met end-to-end encryptie.
Het sleutelbeheer wordt volledig door Microsoft verzorgd, maar je behoudt controle over toegangsrechten. Je kunt bepalen welke gebruikers en applicaties toegang krijgen tot welke gegevens, waardoor je een extra beveiligingslaag hebt.
Welke toegangscontroles heeft Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot gebruikt identiteits- en toegangsbeheer om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot gevoelige informatie. Het systeem werkt met Azure Active Directory voor gebruikersauthenticatie en rolgebaseerde machtigingen.
Je kunt specifieke rollen toewijzen aan gebruikers binnen jouw organisatie. Een medewerker uit de boekhouding krijgt bijvoorbeeld alleen toegang tot financiële documenten, terwijl iemand van HR alleen personeelsinformatie kan inzien. Deze rolgebaseerde toegang zorgt ervoor dat Copilot alleen relevante data gebruikt voor suggesties.
Multi-factor authenticatie voegt een extra beveiligingslaag toe. Gebruikers moeten niet alleen hun wachtwoord invoeren, maar ook een tweede verificatiemethode gebruiken, zoals een app op hun telefoon of een SMS-code. Dit maakt ongeautoriseerde toegang veel moeilijker.
Als beheerder kun je precies instellen welke Copilot-functies beschikbaar zijn voor verschillende gebruikersgroepen. Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat alleen managers toegang hebben tot geavanceerde analysefuncties, terwijl gewone gebruikers alleen basisfuncties kunnen gebruiken.
Wat gebeurt er met je data als je Microsoft Copilot gebruikt?
Je data blijft eigendom van jouw organisatie en wordt verwerkt binnen de beveiligde Microsoft 365-omgeving. Microsoft heeft geen toegang tot jouw bedrijfsspecifieke content en gebruikt je gegevens niet voor het trainen van algemene AI-modellen.
Wanneer je Copilot gebruikt, worden je gegevens tijdelijk verwerkt om relevante suggesties te genereren. Deze verwerking gebeurt in real-time en de informatie wordt niet permanent opgeslagen buiten jouw eigen Microsoft 365-omgeving. Na de verwerking worden tijdelijke kopieën automatisch verwijderd.
De locatie waar je data wordt opgeslagen, hangt af van de regio waarin je Microsoft 365-abonnement is geregistreerd. Voor Europese organisaties betekent dit meestal dat gegevens binnen Europa blijven, in overeenstemming met lokale privacywetgeving zoals de AVG.
Gesprekken en interacties met Copilot worden beperkt bewaard voor technische doeleinden, zoals het verbeteren van de gebruikerservaring. Je kunt als organisatie instellen hoe lang deze gegevens bewaard blijven en wanneer ze automatisch worden verwijderd.
Hoe zorg je ervoor dat Microsoft Copilot voldoet aan jouw compliance eisen?
Je kunt Copilot configureren om te voldoen aan jouw specifieke beveiligingsbeleid door gebruik te maken van de compliance-tools binnen Microsoft 365. Dit omvat het instellen van data loss prevention-regels, audit logging en integratie met bestaande beveiligingstools.
Begin met het activeren van audit logs om alle Copilot-activiteiten bij te houden. Deze logs tonen precies welke gebruiker wanneer welke informatie heeft opgevraagd of gebruikt. Dit is belangrijk voor compliance-rapportage en het identificeren van ongebruikelijke activiteiten.
Stel data loss prevention-regels in om te voorkomen dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat documenten met creditcardnummers of persoonlijke identificatienummers niet door Copilot mogen worden verwerkt of gedeeld.
Integreer Copilot met jouw bestaande beveiligingstools zoals Microsoft Defender of externe security information and event management-systemen. Dit geeft je een compleet overzicht van alle beveiligingsgebeurtenissen binnen jouw IT-omgeving.
Voor organisaties die hulp nodig hebben bij het correct configureren van Microsoft Copilot volgens hun beveiligingseisen, biedt professionele ondersteuning de zekerheid dat alles juist wordt ingesteld. Bij Nieuwenborg helpen we bedrijven met het implementeren en beveiligen van Microsoft 365-oplossingen, inclusief Copilot. Neem contact op voor advies over hoe je Copilot veilig kunt inzetten binnen jouw organisatie.