Om ervoor te zorgen dat een nieuwe medewerker meteen kan inloggen, moet je vooraf een gebruikersaccount aanmaken, de juiste toegangsrechten instellen en de benodigde apparatuur klaarzetten. De voorbereiding begint idealiter één tot twee weken voor de eerste werkdag, zodat alles op tijd getest en geconfigureerd kan worden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over ICT-onboarding voor het MKB.
Welke accounts en toegangen heeft een nieuwe medewerker nodig?
Een nieuwe medewerker heeft minimaal een inlogaccount voor het netwerk of de cloudomgeving nodig, aangevuld met toegang tot e-mail, relevante bedrijfsapplicaties en gedeelde mappen. Welke accounts precies nodig zijn, hangt af van de functie en afdeling. Denk aan een Microsoft 365-account, toegang tot branchespecifieke software en eventueel een VPN-verbinding voor thuiswerken.
Een handige manier om dit gestructureerd aan te pakken is werken met een onboardingchecklist per functiegroep. Zo voorkom je dat een nieuwe medewerker niet kan inloggen op een systeem dat essentieel is voor zijn of haar werk. Denk aan de volgende basisaccounts:
- Netwerkaccount of cloudaccount (Active Directory of Microsoft Entra ID)
- E-mailaccount (bij voorkeur gekoppeld aan het bedrijfsdomein)
- Toegang tot gedeelde mappen en projectomgevingen
- Accounts voor bedrijfsspecifieke software (CRM, ERP, boekhoudpakket)
- Eventueel een VPN-account voor werken op afstand
Vergeet ook de kleine dingen niet: toegang tot de printerserver, een plek in de digitale vergaderomgeving en eventueel een licentie voor samenwerkingstools zoals Teams of Slack.
Hoe ver van tevoren moet je ICT informeren over een nieuwe medewerker?
Informeer je ICT-afdeling of ICT-partner minimaal vijf tot tien werkdagen voor de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Dit geeft voldoende tijd om accounts aan te maken, apparatuur te configureren en alles te testen. Bij complexere omgevingen of specifieke softwarelicenties is twee weken van tevoren nog beter.
In de praktijk gaat het vaak mis omdat HR en management de ICT-afdeling te laat informeren. Een nieuwe medewerker kan dan niet inloggen op de eerste dag, wat direct een slechte indruk achterlaat. Maak daarom een vast intern proces waarbij de aanmelding van een nieuwe medewerker automatisch een ICT-signaal triggert, bij voorkeur via een standaardformulier of ticketsysteem.
Geef bij de melding altijd de volgende informatie mee:
- Naam en functie van de nieuwe medewerker
- Startdatum en werktijden
- Afdeling en directe leidinggevende
- Benodigde software en toegangsrechten
- Of de medewerker op locatie, op afstand of hybride werkt
Wat is het verschil tussen een lokaal account en een cloudaccount?
Een lokaal account is gekoppeld aan een specifieke computer of server binnen het bedrijfsnetwerk en werkt alleen op die locatie. Een cloudaccount is gekoppeld aan een online omgeving en geeft toegang vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Voor moderne MKB-bedrijven biedt een cloudaccount veruit de meeste flexibiliteit.
Bij een lokaal account beheert de server op kantoor de inloggegevens. Dit werkt prima zolang de medewerker altijd op dezelfde locatie werkt, maar zodra thuiswerken of werken op meerdere locaties gewenst is, wordt het omslachtig. Cloudaccounts, zoals die in Microsoft 365 of een hosted cloudoplossing, zijn overal toegankelijk en eenvoudiger te beheren.
Een hybride omgeving combineert beide: een lokale server voor specifieke toepassingen en cloudaccounts voor dagelijkse taken. Dit is een veelgekozen oplossing voor MKB-bedrijven die stap voor stap naar de cloud bewegen.
Welke apparatuur moet klaarstaan op de eerste werkdag?
Op de eerste werkdag moet de nieuwe medewerker beschikken over een volledig geconfigureerde computer of laptop, een werkend e-mailaccount, toegang tot het netwerk en alle benodigde software. Apparatuur die niet klaarstaat of nog niet geconfigureerd is, leidt direct tot verloren productiviteit en frustratie.
Zorg dat de volgende zaken op dag één geregeld zijn:
- Laptop of desktop met geïnstalleerd besturingssysteem en bedrijfssoftware
- Werkend inlogaccount met een tijdelijk wachtwoord dat bij eerste gebruik gewijzigd moet worden
- Toegang tot het bedrijfsnetwerk of de cloudwerkomgeving
- Geconfigureerde e-mailclient met handtekening
- Eventueel een zakelijke telefoon of softphone voor VoIP
- Headset of webcam als de medewerker aan videovergaderingen deelneemt
Test alles bij voorkeur een dag van tevoren. Zo voorkom je dat een nieuwe medewerker niet kan inloggen door een configuratiefout die pas op de ochtend zelf ontdekt wordt.
Hoe regel je veilige toegang zonder de beveiliging te compromitteren?
Veilige toegang voor een nieuwe medewerker regel je door het principe van minimale rechten te hanteren: geef alleen toegang tot de systemen en gegevens die nodig zijn voor de functie. Combineer dit met multifactorauthenticatie (MFA) en een sterk wachtwoordbeleid om de beveiliging op peil te houden.
Multifactorauthenticatie is tegenwoordig een basisvereiste. Zonder MFA is een gestolen wachtwoord voldoende om toegang te krijgen tot gevoelige bedrijfsdata. Stel MFA in als standaard voor alle nieuwe accounts, ook voor medewerkers die het lastig vinden.
Andere maatregelen die bijdragen aan veilige onboarding:
- Gebruik tijdelijke wachtwoorden die bij eerste inlog verplicht gewijzigd worden
- Stel rolgebaseerde toegangsrechten in, zodat medewerkers alleen zien wat relevant is
- Registreer nieuwe apparaten in het apparaatbeheer (Mobile Device Management)
- Informeer de nieuwe medewerker over het beveiligingsbeleid van het bedrijf
Wat moet je regelen als de medewerker op afstand werkt?
Als een nieuwe medewerker op afstand werkt, heb je bovenop de standaard onboarding ook een veilige verbinding met het bedrijfsnetwerk nodig, bij voorkeur via een VPN of een hosted cloudwerkomgeving. Zorg dat de thuiswerkplek voldoet aan de beveiligingseisen van het bedrijf voordat de medewerker start.
Voor remote medewerkers is een virtuele werkplek in de cloud vaak de meest praktische oplossing. De medewerker logt in via een beveiligde verbinding en heeft direct toegang tot alle bedrijfsapplicaties, ongeacht locatie of apparaat. Dit maakt het ook eenvoudiger om toegang in te trekken als een medewerker het bedrijf verlaat.
Denk bij remote onboarding ook aan het volgende:
- Stuur apparatuur op tijd op of zorg voor een ophaalmoment
- Configureer het apparaat vooraf, zodat de medewerker het alleen hoeft aan te zetten
- Plan een digitale introductie met ICT-ondersteuning op de eerste dag
- Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt bij technische problemen
Wie is verantwoordelijk voor de ICT-onboarding in een MKB-bedrijf?
In een MKB-bedrijf is de verantwoordelijkheid voor ICT-onboarding vaak verdeeld tussen HR, de directe leidinggevende en de ICT-afdeling of ICT-partner. HR signaleert de nieuwe medewerker, de leidinggevende bepaalt welke toegangen nodig zijn en ICT zorgt voor de technische uitvoering. Zonder duidelijke afspraken valt dit proces tussen wal en schip.
Veel MKB-bedrijven hebben geen eigen ICT-manager en leunen op een externe ICT-partner voor de uitvoering. Dat werkt prima, mits de communicatielijnen kort zijn en er een helder proces is. De kosten van ICT uitbesteden wegen voor veel bedrijven ruimschoots op tegen de voordelen van altijd een expert aan de lijn te hebben.
Leg de verantwoordelijkheden vast in een eenvoudig onboardingprotocol. Wie meldt een nieuwe medewerker aan? Wie keurt de toegangsrechten goed? Wie test de werkplek voor dag één? Met duidelijke antwoorden op deze vragen voorkom je dat een nieuwe medewerker op zijn eerste dag niet kan inloggen.
Hoe Nieuwenborg helpt met ICT-onboarding voor nieuwe medewerkers
Wij weten als geen ander hoe frustrerend het is als een nieuwe medewerker op dag één niet aan de slag kan door een ICT-probleem. Dat is precies waarom we ICT-onboarding voor onze klanten zo soepel mogelijk maken. Als fullservice ICT-partner voor het MKB nemen wij de volledige technische voorbereiding uit handen, van het aanmaken van accounts tot het configureren van apparatuur en het instellen van veilige toegang.
Wat wij voor jou regelen:
- Aanmaken en configureren van gebruikersaccounts in jouw omgeving (lokaal of cloud)
- Instellen van de juiste toegangsrechten op basis van functie en afdeling
- Configuratie van laptops, desktops en mobiele apparaten
- Inrichten van veilige toegang met multifactorauthenticatie
- Ondersteuning bij remote onboarding via onze hosted cloudoplossingen
- ICT-Manager as a Service voor bedrijven zonder eigen ICT-verantwoordelijke
We spreken gewone mensentaal, denken proactief mee en zijn bereikbaar via onze 24/7-helpdesk als er toch iets misgaat. Wil je dat nieuwe medewerkers vanaf dag één zonder gedoe aan de slag kunnen? Neem contact met ons op en we kijken samen hoe we jouw onboardingproces kunnen verbeteren.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een onboardingchecklist die ook voor toekomstige medewerkers werkt?
Begin met het vastleggen van een basischecklist die geldt voor alle medewerkers, aangevuld met functiespecifieke uitbreidingen per afdeling. Gebruik een ticketsysteem of HR-tool zoals TOPdesk, Freshservice of zelfs een gedeeld spreadsheet om deze checklists te standaardiseren en herhaalbaar te maken. Koppel de checklist aan het aanmeldproces van HR, zodat ICT automatisch een melding ontvangt zodra een nieuwe medewerker wordt ingepland. Zo hoef je het wiel niet elke keer opnieuw uit te vinden.
Wat doe je als een medewerker op zijn eerste werkdag toch niet kan inloggen?
Zorg altijd voor een vast aanspreekpunt bij ICT dat op de eerste werkdag beschikbaar is, zodat problemen direct opgepakt kunnen worden. Houd als noodoplossing een tijdelijk gastaccount of een reservelaptop achter de hand, zodat de medewerker in ieder geval basistaken kan uitvoeren terwijl het probleem wordt opgelost. Documenteer achteraf wat er misging en pas het onboardingproces aan om herhaling te voorkomen. Voorkomen is beter dan genezen, maar een goede noodprocedure voorkomt dat een technisch probleem de hele eerste dag verpest.
Hoe lang duurt het gemiddeld om een volledige ICT-onboarding voor te bereiden?
Voor een standaardfunctie met gangbare software en een cloudwerkomgeving kost de technische voorbereiding doorgaans twee tot vier uur actieve werktijd voor een ICT-medewerker of -partner. De doorlooptijd is echter langer, omdat accounts moeten worden aangemaakt, licenties toegewezen en apparatuur geconfigureerd en getest. Reken daarom altijd op minimaal vijf werkdagen als buffer, en twee weken bij complexere omgevingen of specifieke hardware die besteld moet worden.
Moet elke medewerker dezelfde toegangsrechten krijgen, of is maatwerk beter?
Maatwerk op basis van functie en afdeling is altijd de betere keuze, en sluit aan op het principe van minimale rechten: een medewerker krijgt alleen toegang tot wat nodig is voor zijn of haar werk. In de praktijk werk je dit het efficiëntst uit via rolgebaseerde toegangsgroepen, waarbij je nieuwe medewerkers aan een bestaande rol koppelt in plaats van rechten handmatig per persoon in te stellen. Dit bespaart tijd bij onboarding én bij offboarding, en verkleint het risico op onbedoelde toegang tot gevoelige bedrijfsdata.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij ICT-onboarding in het MKB?
De meest gemaakte fouten zijn: ICT te laat informeren, vergeten accounts aanmaken voor specifieke software, geen MFA instellen en apparatuur niet vooraf testen. Een andere veelvoorkomende valkuil is dat de nieuwe medewerker geen duidelijk aanspreekpunt heeft bij technische problemen op de eerste dag. Al deze fouten zijn te voorkomen met een gestandaardiseerd onboardingproces en een vaste communicatielijn tussen HR, de leidinggevende en ICT.
Hoe zorg je voor een veilige offboarding als een medewerker het bedrijf verlaat?
Een goede offboarding is de spiegelbeeldige tegenhanger van onboarding: alle accounts moeten worden uitgeschakeld, toegangsrechten ingetrokken en bedrijfsapparatuur ingenomen op de laatste werkdag. Gebruik een offboardingchecklist die net zo gedetailleerd is als de onboardingchecklist, zodat niets over het hoofd wordt gezien, zoals vergeten cloudaccounts of actieve VPN-toegang. Cloudgebaseerde omgevingen maken dit eenvoudiger, omdat je met één handeling toegang tot alle gekoppelde diensten kunt intrekken. Snel en volledig handelen bij vertrek is essentieel om datalekken en ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
Is een externe ICT-partner ook geschikt voor kleinere MKB-bedrijven met maar een paar medewerkers?
Zeker wel — juist voor kleinere bedrijven zonder eigen ICT-expertise is een externe partner waardevol, omdat zij beschikken over de kennis en tools die intern ontbreken. Veel ICT-partners bieden schaalbare dienstverlening aan, waarbij je alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk nodig hebt, zoals ondersteuning bij onboarding, beheer van cloudaccounts of een helpdesk bij storingen. Dit geeft ook kleine bedrijven toegang tot professionele ICT-ondersteuning zonder de kosten van een fulltime ICT-medewerker in dienst te nemen.
Benieuwd wat Nieuwenborg voor jouw bedrijf kan betekenen?
Overweeg je om je ICT (gedeeltelijk) uit te besteden? Of wil je weten wat de kosten zijn van werken in de cloud?