Een nieuwe laptop is op de eerste werkdag bijna nooit meteen klaar voor gebruik, ook al komt hij vers uit de doos. De reden is simpel: fabrieksinstallaties zijn generiek en missen de software, instellingen en beveiligingsupdates die nodig zijn voor zakelijk gebruik. Voor de meeste MKB-bedrijven zonder voorbereiding betekent dit dat een nieuwe medewerker uren, soms een hele dag, verloren laat gaan aan wachten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over waarom dat zo is en hoe je het voorkomt.
Wat moet er allemaal gebeuren voordat een laptop echt bruikbaar is?
Voordat een nieuwe laptop echt bruikbaar is voor zakelijk gebruik, moet minimaal het besturingssysteem worden bijgewerkt, bedrijfssoftware worden geïnstalleerd, beveiligingsinstellingen worden geconfigureerd en de laptop worden gekoppeld aan het bedrijfsnetwerk en de juiste accounts. Dit zijn geen kleine stappen en samen kosten ze al snel meerdere uren.
Een laptop die je uit de doos haalt, is geconfigureerd voor de gemiddelde consument. Voor zakelijk gebruik ontbreekt er nog veel:
- Koppeling met het bedrijfsdomein of de cloudomgeving
- Installatie van bedrijfssoftware zoals Office, boekhoudpakketten of branchespecifieke tools
- Instelling van e-mail, agenda en communicatietools
- Configuratie van beveiligingssoftware en firewalls
- Aanmaken of koppelen van gebruikersaccounts
- Instellen van printers, netwerkmappen en VPN-toegang
Elk van deze stappen vereist tijd, kennis en soms toegang tot systemen die alleen een beheerder heeft. Zonder goede voorbereiding is een nieuwe medewerker op dag één afhankelijk van wie er beschikbaar is om te helpen, en dat is niet altijd iemand.
Waarom duurt het installeren van updates zo lang op een nieuwe laptop?
Updates op een nieuwe laptop duren lang omdat het apparaat vaak maanden in een magazijn heeft gestaan voordat het bij jou aankomt. In die tijd heeft Microsoft, of een andere softwareleverancier, tientallen tot honderden updates uitgebracht die nu allemaal tegelijk gedownload en geïnstalleerd moeten worden.
Windows Update werkt bovendien niet lineair: sommige updates kunnen pas worden geïnstalleerd nadat een eerdere update is voltooid. Dit betekent meerdere herstarts en wachtrondes achter elkaar. In de praktijk kan alleen het updaten van het besturingssysteem al twee tot vier uur in beslag nemen, afhankelijk van de internetverbinding en de leeftijd van de fabrieksinstallatie.
Daarnaast geldt hetzelfde voor geïnstalleerde software. Office, antivirussoftware en andere programma’s hebben elk hun eigen updateproces. Als die updates niet zijn uitgevoerd, vormen ze een beveiligingsrisico en kunnen ze instabiel werken. Een laptop die niet volledig is bijgewerkt, is simpelweg niet klaar voor productief en veilig gebruik.
Welke software moet een zakelijke laptop standaard hebben?
Een zakelijke laptop moet standaard beschikken over een actueel besturingssysteem, kantoorautomatiseringssoftware, beveiligingssoftware, communicatietools en toegang tot de bedrijfsomgeving. Welke specifieke programma’s daarbij horen, verschilt per organisatie, maar de basislaag is voor vrijwel elk bedrijf hetzelfde.
Een solide basisinstallatie voor zakelijk gebruik bevat minimaal:
- Besturingssysteem: Windows 11 Pro of een zakelijke Linux-distributie, volledig bijgewerkt
- Kantoorpakket: Microsoft 365 of een vergelijkbaar alternatief
- Beveiligingssoftware: endpoint-beveiliging, firewall en bij voorkeur een EDR-oplossing
- Communicatie: Microsoft Teams, Outlook of andere tools die de organisatie gebruikt
- VPN-client: voor veilige toegang tot het bedrijfsnetwerk op afstand
- Branchespecifieke software: afhankelijk van de functie en sector
Naast de software zelf gaat het ook om de juiste licenties, de correcte instellingen en de koppeling met bestaande systemen. Een programma installeren is stap één, maar het goed laten werken binnen de bestaande ICT-omgeving is een ander verhaal.
Hoe zorgt een ICT-partner dat een laptop wél op dag één klaar is?
Een ICT-partner zorgt dat een laptop op dag één klaar is door de laptop vooraf te configureren, ook wel pre-imaging of zero-touch deployment genoemd. Daarbij wordt de laptop volledig ingericht met alle benodigde software, instellingen en beveiligingsconfiguraties voordat hij bij de medewerker terechtkomt.
Dit proces verloopt gestructureerd. De ICT-partner werkt met een standaard basisimage die afgestemd is op de bedrijfsomgeving, en past die aan op basis van de functie van de nieuwe medewerker. Accounts worden aangemaakt, toegangsrechten worden ingesteld en de laptop wordt gekoppeld aan het netwerk of de cloudomgeving van het bedrijf.
Het resultaat: de medewerker opent de laptop, logt in met zijn eigen gegevens en kan direct aan de slag. Geen wachttijden, geen frustratie en geen afhankelijkheid van een collega die toevallig verstand heeft van ICT.
Wat kost het als een nieuwe medewerker op dag één niet kan werken?
Als een nieuwe medewerker op dag één niet kan werken door een niet-geconfigureerde laptop, kost dat direct geld in de vorm van verloren productiviteit, maar ook indirect via een slechte eerste indruk en verminderde motivatie. De financiële impact is groter dan de meeste werkgevers verwachten.
Reken het maar eens door: een medewerker die vier uur wacht op een werkende laptop, kost het bedrijf vier uur loon zonder enige opbrengst. Maar de echte kosten gaan verder:
- Een collega of leidinggevende die tijd kwijt is aan helpen of uitleggen
- Vertraging in het onboardingproces, waardoor de medewerker later productief is
- Een negatieve eerste werkervaring die invloed heeft op de betrokkenheid en de indruk van de organisatie
- Mogelijke beveiligingsrisico’s als er toch maar snel wordt begonnen op een niet-geconfigureerd apparaat
Als je wilt weten wat ICT-problemen en onvoorbereide werkplekken structureel kosten, is het slim om de kosten van ICT uitbesteden eens goed te vergelijken met de verborgen kosten van zelf doen.
Wanneer is het slim om laptops vooraf te laten configureren door een ICT-partner?
Het is slim om laptops vooraf te laten configureren door een ICT-partner zodra je regelmatig nieuwe medewerkers aanneemt, meerdere apparaten tegelijk uitrolt of simpelweg geen interne ICT-capaciteit hebt om dit zelf te doen. Hoe groter de organisatie of hoe vaker er nieuwe apparaten bijkomen, hoe groter de tijdsbesparing.
Maar ook voor kleinere organisaties met één of twee nieuwe medewerkers per jaar loont het. Vooraf configureren voorkomt niet alleen verloren tijd op dag één, het zorgt ook voor consistentie. Elke laptop is op dezelfde manier ingericht, met dezelfde beveiligingsinstellingen en dezelfde software. Dat maakt beheer eenvoudiger en vermindert het risico op fouten of gaten in de beveiliging.
Zeker als je groeit of regelmatig met flexibele werkplekken werkt, is het hebben van een vaste werkwijze voor het uitrollen van nieuwe apparaten geen luxe maar een noodzaak. Een ICT-partner die dit proces beheert, zorgt dat je er zelf geen omkijken naar hebt.
Hoe Nieuwenborg helpt bij het klaarstomen van laptops
Wij begrijpen als geen ander hoe frustrerend het is als een nieuwe medewerker op zijn eerste werkdag uren verliest aan een laptop die nog niet klaar is. Daarom nemen wij dit proces volledig uit handen. Als fullservice ICT-partner voor het MKB zorgen wij dat laptops en andere apparaten vooraf worden geconfigureerd, zodat ze op dag één direct klaar zijn voor gebruik.
Wat wij voor jou regelen:
- Volledige pre-configuratie van laptops op basis van de functie en behoeften van de medewerker
- Installatie en activering van alle benodigde software, inclusief licenties
- Koppeling met jouw bedrijfsnetwerk, cloudomgeving of virtuele werkplek
- Instelling van beveiligingssoftware conform onze ISO 27001-gecertificeerde werkwijze
- Aanmaken van gebruikersaccounts en instellen van de juiste toegangsrechten
- Ondersteuning via onze 24/7 bereikbare helpdesk als er daarna toch iets speelt
We spreken gewone mensentaal, denken mee vanuit jouw bedrijfssituatie en zorgen dat nieuwe medewerkers op dag één gewoon kunnen beginnen. Wil je weten hoe wij dit voor jouw organisatie kunnen aanpakken? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.
Veelgestelde vragen
Hoe ver van tevoren moet ik een nieuwe laptop aanmelden bij mijn ICT-partner voor pre-configuratie?
Het is ideaal om een nieuwe laptop minimaal vijf tot tien werkdagen voor de eerste werkdag van een medewerker aan te melden bij je ICT-partner. Zo is er voldoende tijd voor de volledige configuratie, het aanmaken van accounts en eventuele afstemming over specifieke software of toegangsrechten. Heb je een vaste samenwerking met een ICT-partner, dan kun je dit proces vaak standaardiseren via een onboardingprocedure die automatisch in gang wordt gezet zodra HR een nieuwe medewerker aanmeldt.
Wat is het verschil tussen een standaard consumentenlaptop en een zakelijke laptop, en maakt dat uit voor de configuratie?
Zakelijke laptops zijn doorgaans uitgerust met betere beheermogelijkheden, zoals ondersteuning voor Windows Autopilot, TPM-chips voor BitLocker-encryptie en enterprise-grade beveiligingsfuncties die op consumentenmodellen ontbreken of beperkt zijn. Dit maakt pre-configuratie technisch eenvoudiger en betrouwbaarder. Voor MKB-bedrijven is het daarom aan te raden om bij de aanschaf al te kiezen voor een zakelijk model, zodat de ICT-partner optimaal gebruik kan maken van moderne deployment-tools.
Wat gebeurt er als een medewerker specifieke software nodig heeft die niet in de standaardinstallatie zit?
Een goede ICT-partner werkt met een basisimage dat aangevuld kan worden met functie- of afdelingsspecifieke software. Bij het aanmelden van een nieuwe medewerker geef je simpelweg aan welke extra tools nodig zijn, waarna de partner dit meeneemt in de configuratie. Zorg er als organisatie voor dat je een up-to-date softwarelijst per functie bijhoudt, dat bespaart tijd en voorkomt dat er na dag één alsnog handmatig programma’s moeten worden geïnstalleerd.
Kan een laptop ook op afstand worden geconfigureerd als de medewerker thuiswerkt op zijn eerste dag?
Ja, met moderne deployment-methoden zoals Microsoft Autopilot of Intune kan een laptop volledig op afstand worden geconfigureerd. De medewerker hoeft de laptop alleen maar op te starten en in te loggen met zijn bedrijfsaccount, waarna alle software, instellingen en beveiligingsconfiguraties automatisch worden uitgerold via de cloud. Dit maakt het uitrollen van laptops aan thuiswerkende medewerkers of medewerkers op verschillende locaties net zo eenvoudig als op kantoor.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het zelf configureren van een nieuwe zakelijke laptop?
De meest voorkomende fouten zijn: updates overslaan om tijd te besparen, beveiligingssoftware niet correct instellen, vergeten om de laptop te koppelen aan het bedrijfsdomein of de cloudomgeving, en het gebruiken van persoonlijke accounts in plaats van zakelijke accounts. Deze fouten lijken op het moment zelf klein, maar leiden later tot beveiligingsrisico’s, compatibiliteitsproblemen en extra beheerlast. Een gestructureerde checklist of een vaste ICT-partner voorkomt dat dit soort stappen per ongeluk wordt overgeslagen.
Hoe zorg ik ervoor dat een laptop van een vertrekkende medewerker veilig wordt ingenomen en hergebruikt?
Bij uitdiensttreding is het belangrijk om direct de toegangsrechten en accounts van de medewerker in te trekken, de laptop volledig te wissen via een gecertificeerd proces en het apparaat opnieuw te configureren voordat het aan een nieuwe medewerker wordt gegeven. Een ICT-partner kan dit offboarding-proces net zo gestructureerd aanpakken als het onboardingproces, zodat er geen gevoelige bedrijfsdata achterblijft op het apparaat en het apparaat direct weer inzetbaar is.
Is pre-configuratie ook zinvol als we maar één of twee keer per jaar een nieuwe medewerker aannemen?
Absoluut. Juist bij kleine organisaties is er vaak geen interne ICT-medewerker beschikbaar die de configuratie op zich kan nemen, waardoor de taak terechtkomt bij iemand die er weinig ervaring mee heeft. Dat kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten. Eén dag verloren productiviteit van een nieuwe medewerker, plus de tijd van een collega die helpt, weegt al snel op tegen de kosten van professionele pre-configuratie door een ICT-partner.
Benieuwd wat Nieuwenborg voor jouw bedrijf kan betekenen?
Overweeg je om je ICT (gedeeltelijk) uit te besteden? Of wil je weten wat de kosten zijn van werken in de cloud?