Bedrijf verhuizen naar een nieuwe locatie? Let goed op deze 5 zaken

Verhuizen naar een nieuwe locatie

Er kunnen veel redenen zijn waarom je gaat verhuizen naar een nieuwe locatie. Misschien is het huidige pand verouderd, of is het pand te klein geworden voor alle medewerkers. Of heb je een bedrijfspand dichterbij de snelweg of in het centrum gevonden? Wat de reden van verhuizen ook is, er komt veel bij kijken. Het is niet zo dat je een verhuiswagen regelt, alles inpakt en gaat. Er komt wel even wat meer bij kijken, juist omdat het om een bedrijf gaat.

1. Bestemmingsplan en vergunningen

Wanneer je een bedrijfsverhuizing gaat organiseren is het super belangrijk dat je zeker weet dat je jouw business mag uitvoeren op de nieuwe locatie. Check daarom het bestemmingsplan van de nieuwe locatie en bekijk of er eventueel extra regels gelden. Ook is het belangrijk om na te gaan of de benodigde vergunningen aanwezig zijn. 

2. Inventarisatie nieuwe ruimte

Maak een overzicht van de eisen waaraan jouw nieuwe bedrijfspand moet voldoen. Bedenk bijvoorbeeld of er genoeg ruimte is voor de opslag, het kantoor met bureaus, stoelen en kasten. Zijn er goede en voldoende toiletten en is er een fijne keuken? Is er voldoende parkeergelegenheid of moet je misschien parkeerplaatsen huren? Is er een verbouwing nodig of is er ruimte om dat over enkele jaren te doen?

Denk ook goed na over de toekomst. Bedenk dat je wel een aantal jaar op deze locatie zult blijven en wat er de komende jaren misschien verandert binnen de organisatie. Ben je van plan om nog verder uit te breiden of gaan er de komende jaren juist veel werknemers met pensioen? Het is vervelend als het pand over een jaar alweer te klein is of juist te groot is geworden. 

3. Inventarisatie ICT

De meeste bedrijven kunnen niet werken zonder goede ICT voorzieningen. Denk hierbij aan het internet en de opslag van allerlei data en programma’s. Bekijk hoe dit op de nieuwe locatie geregeld is en of hier service afspraken op van toepassing zijn.

Gaat het bedrijf tijdens de kantoorverhuizing een paar dagen dicht zodat iedereen kan helpen verhuizen? Of blijven er (een aantal) medewerkers vanuit huis werken via remote-desktop? Dan zal er het een en ander geregeld moeten worden om dit mogelijk te maken. Als je werkt via een cloud server is dit gemakkelijker dan wanneer je werkt met een lokale ofwel on-premise server.

Kan jouw huidige ICT leverancier ook op de nieuwe locatie aan de slag? En hoe snel is het internet op deze locatie? Dit zijn allemaal super belangrijke vragen om te beantwoorden, zodat jouw bedrijf na de verhuizing zo snel mogelijk weer operationeel is. Het kost namelijk veel geld als medewerkers stil zitten. Bovendien kan het boze klanten opleveren en dat is wel het laatste waar je op zit te wachten tijdens een kantoorverhuizing. 

4. Contracten

Een bedrijfsverhuizing kan al genoeg stress en kosten met zich mee brengen. Een dubbel huurcontract en dus dubbele kosten voor een paar maanden is waarschijnlijk niet de bedoeling. Check daarom dus goed wat de opzegtermijn is van je huidige contract en of er nog boete-kosten zijn als je weggaat voor een bepaalde termijn. 

Naast het huurcontract zelf heb je waarschijnlijk nog een hoop andere contracten afgesloten voor jouw bedrijf. Bijvoorbeeld verzekeringen, gas, water, licht, internet en misschien abonnementen voor schoonmaak of maaltijdbezorging. Check of deze contracten mee verhuisd kunnen worden naar de nieuwe locatie of dat je deze moet stoppen en wat dan de opzegtermijn is. 

5. Adres wijzigen

Het staat natuurlijk niet professioneel als bezoekers of leveranciers straks bij het oude bedrijfspand staan aan te bellen. Het is erg belangrijk om het nieuwe bedrijfsadres bekend te maken bij klanten en leveranciers. Stuur een adreswijziging en bel er eventueel nog achteraan om te vragen of het nieuwe adres bekend en opgeslagen is. 

Wijzig het adres ook op je eigen website en bijvoorbeeld op Google, social media, in de e-mail handtekening van alle medewerkers en op visitekaartjes en het briefpapier. Check of alles klopt door even te zoeken op internet naar jouw eigen bedrijf, krijg je overal het juiste adres te zien dan weet je dat het allemaal klopt. Tot slot is het belangrijk om de KvK en de bank op de hoogte te stellen zodat ook daar alle gegevens van jouw bedrijf kloppen.

Klaar voor de bedrijfsverhuizing?

Zoals je hebt kunnen lezen komt er een hoop kijken bij een bedrijfsverhuizing. Ben jij goed voorbereid en klaar voor de grote verhuizing? Of heb je nog vragen omtrent jouw nieuwe ICT infrastructuur? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag.