ERP Systemen van A tot Z: Uitleg, Valkuilen, Kosten

Wat is ERP?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Deze definitie zegt je misschien weinig over wat een ERP systeem daadwerkelijk inhoudt. 

Dus wat is ERP precies? Kort gezegd verbindt een ERP systeem verschillende bedrijfsprocessen met elkaar. Denk bijvoorbeeld aan logistieke en commerciële processen. Al deze zaken worden ondergebracht in een organisatie brede software-oplossing; het ERP systeem. 

Waarom een ERP systeem gebruiken?

Je weet nu wat een ERP-systeem inhoudt, maar waarom zou je zo’n systeem daadwerkelijk gebruiken? 

Ten eerste verbetert een ERP systeem de productiviteit binnen je organisatie. Misschien herken je het gebrek aan goede communicatie tussen afdelingen wel. Een ERP systeem verbetert deze communicatie, omdat het de verschillende afdelingen verbindt. Dit zorgt ervoor dat je beter samenwerkt. 

Verder zorgt een ERP systeem voor minder operationele kosten. Deze kostenvermindering wordt gerealiseerd omdat er minder dubbel werk gedaan wordt. Dit komt wederom door het stukje verbinding dat een ERP systeem biedt. 

Daarnaast heb je alle informatie binnen je bedrijf op één centrale plek. Dit geeft je meer inzicht in je bedrijfsprocessen. Misschien werk jij binnen je organisatie ook wel met talloze verschillende systemen en vind je het lastig om overzicht te houden. Wanneer je een ERP systeem gebruikt is deze zorg verleden tijd. Door middel van het systeem wordt de continuïteit van bedrijfsprocessen gewaarborgd. 

ERP systeem valkuilen 

Je hebt nu de verschillende voordelen van een ERP systeem gezien. Maar hoe ga je zo’n systeem implementeren? 

Hieronder staan de veel voorkomende valkuilen beschreven. Voorkom dat je in deze valkuilen stapt, neem de tips van onze experts mee en ga aan de slag met de implementatie! 

Valkuil 1: Geen duidelijk doel

Veel organisaties hebben geen duidelijke doelstellingen wanneer zij een ERP systeem gaan gebruiken. Zonder doelstellingen wordt het lastig om na de implementatie de mate van succes te meten.  

Bepaal daarom eerst een duidelijk doel. Wat wil je dat het ERP systeem voor je gaat betekenen? 

Valkuil 2: Te weinig draagvlak

Het komt vaak voor dat er te weinig mensen betrokken worden bij de implementatie van een ERP systeem. 

Zorg daarom voor voldoende draagvlak binnen je organisatie. Doe dit door in gesprek te gaan met collega’s van verschillende afdelingen. Laat hen ook geleidelijk kennis maken met ERP. Zo krijgen zij het gevoel deel uit te maken van het project en is de kans groter dat zij ook enthousiast worden van het nieuwe systeem!

Valkuil 3: Geen goede match met de leverancier

Er is niks zo vervelend als een slechte relatie met een leverancier. Dit geldt zeker ook voor de relatie met je ERP systeem aanbieder. Je kunt hier jaren mee samenwerken, daar wil je natuurlijk een goede relatie mee opbouwen. 

Ga daarom grondig op zoek naar een leverancier die bij je organisatie past. En maak afspraken over wat jullie rol is in het proces.

Valkuil 4: Slechte support

Je zal geen succesvolle ERP implementatie realiseren als je geen goede support krijgt en/of geeft.

Zorg er daarom voor dat je collega’s die te maken krijgen met het systeem, voldoende training krijgen. Je kunt deze training zelf geven of uitbesteden aan een externe partij.

Valkuil 5: Te weinig getest

Het is niet aan te raden om in een keer heel het ERP systeem organisatie breed te implementeren. 

Test daarom stap-voor-stap de verschillende functies en laat collega’s langzaam wennen aan het nieuwe systeem. Zo voorkom je dat zij een overkill aan informatie krijgen en het overzicht kwijt raken.

Met goed testen voorkom je ook dat heel de organisatie plat komt te liggen. Je wilt altijd continuïteit van je processen waarborgen. Helaas kunnen er altijd onvoorziene problemen ontstaan bij het gebruik van een ERP systeem. Houd hier rekening mee en zorg dat je voldoende tests uitvoert. Beter teveel dan te weinig! 

Wat zijn de kosten voor een ERP systeem?

Zoals eerder besproken levert een ERP systeem je geld op door operationele kosten te besparen. Maar hoeveel kost het je om een ERP systeem aan te schaffen?

Helaas is er geen eenduidig antwoord te geven. De kosten van je ERP systeem zijn ten eerste afhankelijk van of je je ERP on-premise (fysiek op locatie) of in de cloud installeert.

Andere kosten die bij een ERP implementatie komen kijken zijn:

• Eenmalige kosten (aanschaf + implementatie);
• Terugkerende kosten (je abonnement + onderhoud aan het systeem);
• Trainingen & consultancy.

Bovenstaande factoren zijn per organisatie verschillend. Gebruik een calculator om erachter te komen wat een ERP systeem jouw organisatie gaat kosten.

ERP systemen: de alles-in-één oplossing 

Hopelijk ben je enthousiast geworden over de vele voordelen van ERP systemen.

Heb je de keuze gemaakt om een ERP systeem te gebruiken – maar heb je hier nog advies bij nodig? Neem dan gerust contact met ons op.