15 tools om je productiviteit te verhogen

Jouw productiviteit kun je verbeteren door tijd en taken beter te managen. We laten je in dit blog zien welke tools er zijn die je hierbij helpen. Let’s go!

4 Tijd management Tools waardoor je productiever bent

Pomodoro techniek 

Het klinkt leuk, pomodoro. En dat is het ook. De pomodoro techniek is in de jaren ’80 ontstaan toen de Italiaan Francesco Cirillo helemaal gek werd van alle taken die hij steeds niet afkreeg. En de hoeveelheid taken die hij nog in zijn hoofd had maakte het niet beter. Herkenbaar?

De pomodoro techniek werkt door middel van drie lijstjes en een wekker. Francesco gebruikte een kookwekker in de vorm van een tomaat. Maak een lijst met alles wat je nog moet doen. Daarna maak je een takenlijst. Je zet een wekker op 25 minuten en maakt de eerste taak op je takenlijst af in deze 25 minuten. Raak je afgeleid? Zet een streepje op het derde lijstje. Na 25 minuten volle focus heb je de taak af en krijg je een paar minuten pauze. Daarna begin je aan de volgende pomodoro van 25 minuten volledige focus. Na 4 pomodoro’s mag je een langere break nemen. Houd ook het derde lijstje in de gaten waarop je ziet hoeveel je afgeleid wordt, dit is goed om inzichtelijk te maken voor jezelf. Hierdoor zie je hoe je focus verbetert wanneer je de techniek vaker toepast. Je doel is natuurlijk om zo min mogelijk afgeleid te raken. 

In plaats van een kookwekker in de vorm van een tomaat, kun je ook een andere kookwekker, timer op je mobiel, een app of online tool gebruiken om de 25 minuten te registreren. Het kost niets om deze techniek toe te passen en je hebt maar weinig middelen nodig. Je hebt dus eigenlijk geen excuus om het niet een keer te proberen!

Er is ook een boek verkrijgbaar waarin je leert urenlang productief te werken.

Toggl Time tracking 

Met Toggl Track kun je, eventueel samen met je team, bijhouden hoeveel tijd je kwijt bent aan een taak. Want je kunt wel denken dat het maar een half uurtje kost om die ene taak op te pakken, maar als je er vervolgens veel langer mee bezig bent dan loopt natuurlijk je hele planning in de soep en ervaar je onnodig stress. Door bij te houden hoe lang je met taken bezig bent kun je jouw dag beter inplannen en eventueel taken overdragen aan andere teamleden die het minder druk hebben of er minder lang mee bezig zijn. 

Toggl Track biedt een gratis versie en een aantal betaalde pro-versies, afhankelijk van wat bij jouw situatie past als individu of team. 

Harvest App

Ook met de Harvest App kun je tijd registreren samen met je team of alleen. Je wordt door jouw (project) manager uitgenodigd om deel te nemen aan projecten, waar je jouw taken en de tijd die je daaraan besteedt kunt invoeren. Zo kan jouw organisatie voltooide werkzaamheden eenvoudig factureren aan klanten. Je kunt per week de gewerkte uren invoeren of je zet de timer aan zodra je aan een taak begint. Net wat je handig vindt.  

Harvest App biedt een gratis versie voor individuen en verschillende prijzen voor teams.  

Forest

Raak je snel afgeleid door je smartphone? Dat is verleden tijd zodra je de app Forest hebt gedownload. 

Voordat je aan een taak begint, plant je een virtueel zaadje in de app. Zodra je 30 minuten geen gebruik hebt gemaakt van je smartphone, is het zaadje gegroeid tot een boom. Maar zodra je toch op je telefoon zit om even een berichtje te checken, sterft de boom. Als je het goed doet, kun je een heel bos laten groeien. Wanneer je zo’n bos hebt kunnen laten groeien betekent dat natuurlijk ook dat je erg geconcentreerd hebt kunnen werken zonder afgeleid te worden door je smartphone! Het is tevens een leuke manier om je team te motiveren om zoveel mogelijk bomen te verzamelen. Je kunt er zelfs een prijs aan koppelen als extra beloning!

De app is te downloaden op je smartphone en is op dit moment gratis voor Android gebruikers en kost €2,29 voor iOS.  

7 Taakmanagement Tools die je productiviteit verhogen 

​

Google Keep

Taken bijhouden kan gemakkelijk in de eigen tool Google, Google Keep. In Google Keep kun je slimme lijstjes, taken en al je gedachtenspinsels kwijt. De tool werkt met spraakherkenning waardoor je snel taken aan je lijstje kunt toevoegen. Handig als je onderweg bent. Je kunt herinneringen op locatie aanmaken, zodat je een melding krijgt als je in de buurt van de locatie bent. Bijvoorbeeld als je na je afspraak nog ergens naartoe moet. Of koppel een herinnering aan een lijstje, zodat je die ene belangrijke taak niet vergeet. 

Heb je een (zakelijk) account bij Google? Dan ben je al G-suite gebruiker en kun je zonder extra kosten gebruik maken van de Google Keep app. 

Microsoft To Do 

De taakmanagement tool van Microsoft heet To Do en heeft veel dezelfde functionaliteiten als de Google Keep tool. Je maakt eenvoudig lijstjes voor de dingen die jij belangrijk vindt en de taken die je niet moet vergeten. Het is een tool die platformonafhankelijk werkt, wat betekent dat je hem op allerlei devices kunt gebruiken. Voeg einddatums en herinneringen toe en deel eenvoudig lijstjes met je team. 

Microsoft To Do is te gebruiken wanneer je een (gratis) Microsoft account hebt. 

Trello

De tool Trello is een projectmanagement tool waarbij je gebruik maakt van verschillende borden met daarop lijstjes. Je kunt bijvoorbeeld een bord maken voor een project, waarin je lijstjes zet met ‘to-do’, ‘in progress’ en ‘done’. Onder elk lijstje kun je kaartjes hangen met de taken, die je ook aan iemand kunt toebedelen. Zo zie je in één overzicht de voortgang van het project, en wie waar mee bezig is. 

Trello heeft een gratis variant en een betaalde variant, en ook is er een app beschikbaar voor smartphone en tablet. 

Zapier 

Het doel van Zapier is net wat anders dan de voorgaande tools. Met Zapier kun je verschillende online systemen integreren met elkaar. Je kunt systemen laten samenwerken door middel van Zaps. Elke Zap bestaat uit een trigger en een action. Er wordt iets getriggerd, waardoor de Zap een actie uitvoert. Er kunnen meer dan 2000 online programma’s gebruikt worden om samen te werken met een ander programma. Bijvoorbeeld Google, Slack, Trello, WordPress, SalesForce, HubSpot, Asana en nog vele anderen. Sowieso al een aantal die in dit lijstje staan. Het bespaart je veel tijd omdat jij bepaalde (administratieve) handelingen niet meer handmatig hoeft uit te voeren. 

Zapier biedt een gratis variant en een betaalde variant. 

Momentum Chrome extensie 

De Chrome extensie Momentum is een leuke toevoeging voor Google Chrome gebruikers. Door Momentum te installeren krijg je elke dag een andere foto te zien wanneer je een Chrome tabblad opent. Elke dag geef je jezelf een doel én een takenlijstje, welke zichtbaar zijn in de foto. Wanneer je bijvoorbeeld tijdens jouw werk een tabblad opent om even op social media te kijken, zie je jouw dag-doel en takenlijst in beeld, waardoor je je herinnert wat je die dag wil bereiken. Het helpt je dus om te focussen. Bovendien krijg je iedere dag een nieuwe, motiverende quote te zien die je een boost geeft! 

De extensie kan gratis gedownload worden via de Google Chrome webstore. 

Microsoft Project 

De projectmanagement tool Microsoft Project maakt het eenvoudig om projecten, taken, medewerkers en kosten te managen. Maak planningen, roadmaps en rapportages. Deze tool is gebouwd op Microsoft Azure, een van de meest gebruikte cloud-oplossingen voor de zakelijke markt. Hierdoor kun je veilig werken, de tool is overal toegankelijk en je kunt realtime samenwerken met anderen.  

Ganttproject 

GanttProject is een gratis open source projectmanagement tool. Het is een gratis alternatief voor veel betaalde tools zoals Microsoft Projects. Handig dus wanneer je niet veel budget hebt of je wilt het werken met een tool voor projectmanagement een keer uitproberen. Het programma werkt op Mac, Osx en Linux. Je kunt eenvoudig je planning opzetten in een diagram, deze exporteren en printen. Het is een gratis maar betrouwbare tool die regelmatig geüpdatet wordt. 

4 Alles-in-één tools waarmee je je productiviteit verbetert

Monday 

Monday is in eerste instantie een ideale tool voor online samenwerken. Maar het helpt ook om productiever te zijn. Je kunt hier namelijk ook je tijd in registreren waardoor je meer inzicht krijgt waar je tijd naartoe gaat. Je kunt hier dashboard van maken en op die manier maanden of projecten met elkaar vergelijken. Zo krijg je steeds meer grip op je werkweek en hoe je deze optimaal kunt indelen. 

Monday heeft een gratis proefversie en daarna kun je kiezen uit verschillende betaalde opties, afhankelijk van de grootte van jouw bedrijf en team. 

Basecamp 

Basecamp is vergelijkbaar met Monday en biedt alle tools om op afstand met elkaar samen te werken. Je krijgt meer grip op taken en planningen van jezelf en je team waardoor er minder onduidelijkheid is. Omdat je op de hoogte bent van je teamleden en waar zij aan werken, ben je minder tijd kwijt aan meetings en overleg. Je kunt via het platform eenvoudig communiceren waardoor minder via de mail verloopt. Kortom, de tijd die je kunt besparen zorgt ervoor dat efficiënter en productiever de week door fietst! 

Basecamp biedt een gratis proefperiode van 30 dagen en daarna kun je voor 99 dollar per maand met een onbeperkt aantal medewerkers en projecten de tool blijven gebruiken. 

Asana

Met Asana breng je doelen, plannen, taken, bestanden en meer van je team samen in één tool. Je kunt planningen maken in lijstweergave of tijdlijnweergave of door middel van borden. Het is vooral een handige tool wanneer je vaak gebruik maakt van workflows. 

Asana heeft een gratis versie en verschillende betaalde opties.  

Nutcache

Ook met Nutcache manage je projecten, uren en facturen managen eenvoudiger dan ooit. Het voordeel van dit platform is dat je ook projecten kunt budgetteren. Medewerkers kunnen eenvoudig uren invoeren en daarna kun je vanuit de tool facturen sturen. Dit voegt weer een extra mogelijkheid toe om taken sneller uit te voeren. 

Nutcache kan ook worden geïntegreerd met andere tools. Het biedt een gratis versie en twee betaalde versies, afhankelijk van de grootte van jouw team en jouw wensen.

Genoeg mogelijkheden 

Er zijn tegenwoordig enorm veel tools en mogelijkheden beschikbaar om jouw werk eenvoudiger en beter te managen. Daardoor vergroot je jouw productiviteit en krijg je meer gedaan in een dag. Vergeet ook zeker niet te kijken of de tools die je nu al gebruikt, te integreren zijn met andere tools. Kun je na het lezen van deze blog nog wel wat advies gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op.