Kantoorautomatisering: Wat is het en wat zijn de voordelen?

Wat is kantoorautomatisering?

De term ‘kantoorautomatisering’ betekent niets meer en niets minder dan het automatiseren van processen op kantoor. Aan de hand van een voorbeeld maken we het nog duidelijker. 

Wanneer je een bedrijf hebt weet je hoeveel administratie je moet doen en hoeveel tijd dat kost. Stel, je hebt medewerkers in dienst die aan verschillende projecten werken. Bijvoorbeeld in de bouw. Alle opdrachtgevers moet je registreren en de projecten moeten gekoppeld zijn. Iedere medewerker moet zijn uren bijhouden en deze doorgeven aan de administratie. Deze uren moeten vervolgens gefactureerd worden aan de opdrachtgever door de afdeling financiën.

Daarnaast moet de omzet worden bijgehouden, in de gaten worden gehouden hoe het project loopt en of deadlines worden gehaald door de projectmanager. Je zou deze gegevens en processen kunnen verwerken in een CMS, Excel sheets, mailtjes én een factureringsprogramma. Je hebt dan alle data versnipperd over verschillende systemen staan en dit is behoorlijk foutgevoelig. 

Maak je werk makkelijker

Om fouten te voorkomen kun je gebruik maken van kantoorautomatisering. Je gebruikt dan één applicatie waarin je projecten aanmaakt, klantgegevens bijhoudt, uren invoert, offertes en facturen maakt, projectvoortgang bijhoudt én omzet monitort. Elke medewerker heeft zijn eigen dashboard met zijn eigen mogelijkheden. Klinkt dat niet fantastisch?

Het begint natuurlijk allemaal met passende ICT infrastructuur, zodat de juiste mensen de juiste rechten hebben. Ook is het goed om de juiste tools te bieden aan jouw medewerkers. Een bouwvakker op de bouwplaats werkt waarschijnlijk sneller met een tablet dan met een desktop om zijn uren in te voeren. Terwijl de financiële medewerker misschien liever een desktop met 2 schermen heeft om de facturen te maken.

Kantoorautomatisering in de praktijk

Naast bovenstaand voorbeeld zijn er natuurlijk nog veel meer werkzaamheden op kantoor die geautomatiseerd kunnen worden. Wat dacht je van handig samenwerken in één online omgeving? Een omgeving waar je projecten kunt monitoren, belangrijke mailtjes en documenten kunt opslaan en met jouw collega’s én samenwerkingspartners kunt chatten? Daarbij maakt het niet uit of jij op kantoor werkt of op locatie bij een klant.

Beter je sales managen

Een andere oplossing is een handig sales-dashboard, waar je voorstellen voor klanten kunt maken en deze vervolgens kunt presenteren op een professionele manier. Tussendoor kun je jouw manager nog vragen om het een en ander goed te keuren. Hij krijgt daar een melding van in zijn persoonlijke dashboard. Ook kan hij monitoren welke sales-voorstellen wel en niet verkocht worden, welke medewerker de meeste sales genereert en hoe het met de omzet gaat.

Tijd besparen

Krijg je als manager regelmatig werknemers aan je bureau, telefoontjes of mailtjes met vakantie-aanvragen of andere HR kwesties? Wat dacht je van een omgeving voor al het personeel, waarin ze vakantie-aanvragen kunnen indienen, overuren kunnen opgeven en declaraties door kunnen geven? Alle aanvragen worden automatisch doorgestuurd naar jou als manager en deze kunnen eens per week of maand beoordeeld worden. Zo bespaar je weer een hoop tijd, mailtjes en afleiding. 

Voordelen

Wat zijn nu alle voordelen van kantoorautomatisering? We zetten ze voor je op een rij: 

• Minder tijd kwijt aan administratie
  Door kantoorautomatisering wordt er veel uit handen genomen en geautomatiseerd waardoor je minder tijd kwijt bent aan bijvoorbeeld het maken van facturen of het verwerken van uren.

   

• Verhoogde productiviteit door minder afleiding
  Omdat de benodigde data in één omgeving of applicatie staat hoef je niet overal informatie vandaan te halen. Je wordt dus niet meer gestoord door mailtjes, telefoontjes en collega’s aan je bureau.

   

• Meer voldoening halen uit je werk
  Omdat je minder tijd kwijt bent aan de administratieve, terugkerende taken houd je meer tijd over voor de leuke, uitdagende klussen en haal je meer voldoening uit je werk.

   

• Meer gedaan krijgen op een dag
  Omdat veel taken geautomatiseerd worden kun je meer doen op één dag.

   

• Minder saaie, terugkerende taken
  De terugkerende taken worden overgenomen door het geautomatiseerde proces waardoor jij tijd hebt voor de uitdagende vraagstukken. 

De mogelijkheden in 2019

Kantoorautomatisering is een relatief oude term. Het is eigenlijk al lang geleden begonnen, toen bijvoorbeeld de eerste typemachines kwamen hoefde men niet meer te schrijven waardoor er efficiënter en sneller gewerkt kon worden. Vervolgens kwamen de computers en werd er weer sneller gewerkt. Zo is het een doorlopende ontwikkeling die telkens nieuwe kansen biedt. 

Tegenwoordig kun je bijvoorbeeld niet meer om de termen ‘cloud’ en ‘open source’ heen en de nieuwe technieken blijven zich in rap tempo ontwikkelen. Wil je weten hoe jouw dagelijkse business kan profiteren van kantoorautomatisering? Neem dan contact met ons op voor een gratis oriënterend gesprek.