Emails die niet aankomen bij je klanten kunnen verschillende oorzaken hebben, van technische configuratieproblemen tot spam filters. De meest voorkomende redenen zijn onjuiste DNS-instellingen, een slechte IP-reputatie, spam filter blokkades en verkeerde email server configuraties. Deze problemen zijn vaak te voorkomen door je email instellingen correct te configureren en goede verzendpraktijken te hanteren.
Wat zijn de meest voorkomende redenen waarom emails niet aankomen?
Email deliverability problemen ontstaan meestal door technische configuratieproblemen in je IT infrastructuur, spam filters die je emails blokkeren, DNS-instellingen die niet kloppen, of een slechte reputatie van je IP-adres. Deze problemen komen vaak voor bij MKB-bedrijven die hun email systemen niet professioneel hebben ingericht.
Spam filters zijn de grootste boosdoener. Ze scannen elke email op verdachte kenmerken zoals bepaalde woorden, afzender reputatie en technische instellingen. Als je email server niet correct geconfigureerd is, behandelen veel systemen je emails automatisch als spam.
DNS-problemen vormen een andere belangrijke oorzaak. Wanneer je SPF, DKIM of DMARC records niet goed ingesteld zijn, kunnen ontvangende email servers je berichten weigeren. Dit gebeurt omdat ze niet kunnen verifiëren dat jij daadwerkelijk de legitieme afzender bent.
Je IP-reputatie speelt ook een grote rol. Als andere gebruikers van hetzelfde IP-adres spam versturen, kan dit jouw email deliverability beïnvloeden. Dit komt vooral voor bij gedeelde hosting of goedkope email providers.
Hoe kun je controleren of je emails daadwerkelijk aankomen bij ontvangers?
Je kunt email deliverability testen door gratis online tools te gebruiken zoals Mail Tester, MXToolbox of Google Postmaster Tools. Deze services controleren je email configuratie en geven aan waar problemen zitten. Daarnaast kun je testberichten sturen naar verschillende email providers om te zien waar ze terechtkomen.
Een eenvoudige methode is het aanmaken van testaccounts bij Gmail, Outlook en andere populaire providers. Verstuur vanuit je bedrijfsemail een bericht naar deze accounts en controleer of ze in de inbox, spam folder of helemaal niet aankomen.
Email tracking tools in je email programma kunnen ook helpen. Ze laten zien of emails geopend worden, maar dit geeft geen volledig beeld omdat veel email clients afbeeldingen standaard blokkeren.
Voor een grondige analyse kun je tools gebruiken die je email headers controleren. Deze tonen precies welke servers je email hebben behandeld en waar eventuele problemen zijn ontstaan tijdens de verzending.
Welke email instellingen moet je controleren als emails niet aankomen?
De belangrijkste technische instellingen om te controleren zijn je SPF, DKIM en DMARC records in je DNS configuratie. SPF bepaalt welke servers emails mogen versturen namens jouw domein, DKIM voegt een digitale handtekening toe aan je emails, en DMARC geeft instructies over hoe om te gaan met emails die deze controles niet doorstaan.
Je email server instellingen zijn ook belangrijk. Controleer of je SMTP server correct geconfigureerd is met de juiste authenticatie. Veel problemen ontstaan doordat de uitgaande mail server niet goed ingesteld staat of omdat er geen TLS encryptie gebruikt wordt.
Reverse DNS instellingen moeten kloppen. Dit betekent dat je IP-adres moet terugverwijzen naar een geldig domein. Email servers controleren dit om spam te voorkomen.
Let ook op je email client instellingen. Verkeerde SMTP poorten, authenticatie instellingen of beveiligingsprotocollen kunnen ervoor zorgen dat emails helemaal niet verstuurd worden of als onbetrouwbaar gemarkeerd worden.
Wat kun je doen om te voorkomen dat je emails in de spam folder belanden?
Schrijf natuurlijke onderwerpregel zonder hoofdletters, uitroeptekens of spam-gevoelige woorden zoals “GRATIS” of “URGENT”. Houd je content professioneel en relevant voor de ontvanger. Vermijd te veel links, afbeeldingen zonder alt-tekst en verdachte bijlagen.
Bouw je sender reputation langzaam op door consistent emails te versturen naar mensen die ze verwachten. Begin met kleine volumes en verhoog geleidelijk. Zorg ervoor dat ontvangers gemakkelijk kunnen uitschrijven en respecteer hun keuze direct.
Houd je email lijsten schoon door regelmatig bounces en inactieve adressen te verwijderen. Emails naar niet-bestaande adressen schaden je reputatie bij email providers.
Voor MKB-bedrijven die regelmatig email problemen ervebben, kan professionele ondersteuning bij de netwerk infrastructuur helpen. Een goed geconfigureerde IT infrastructuur voorkomt veel email deliverability problemen en zorgt voor betrouwbare communicatie met je klanten.
Email problemen kunnen je bedrijf veel klanten kosten, maar zijn vaak te voorkomen met de juiste instellingen en praktijken. Als je ondanks deze tips nog steeds problemen ervaart, is het verstandig om professionele hulp in te schakelen. Wij helpen MKB-bedrijven graag met het oplossen van email en andere ICT problemen. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over je email configuratie.